E-ticaret sözlüğüE-ihracat ve gümrük

Proforma fatura nedir?

Proforma fatura, satıcının mal veya hizmetin fiyatını, miktarını, teslim ve ödeme koşullarını alıcıya sunduğu fatura biçimindeki teklif belgesidir. Kurguda 48.000 TL mal ve 2.000 TL taşıma için 50.000 TL teklif toplamı hesaplanır.

Son kontrol: 27 Ekim 20265 resmî kaynakGündem Masası

Tanım

Proforma fatura, satıcının mal veya hizmetin fiyatını, miktarını, teslim ve ödeme koşullarını alıcıya sunduğu fatura biçimindeki teklif belgesidir.

Bir bakışta

Belge niteliğiFatura biçiminde teklif

Asıl fatura dayanağıVergi Usul Kanunu md. 229

Kurgu mal toplamı30.000 + 18.000 = 48.000 TL

Kurgu teklif toplamı48.000 + 2.000 = 50.000 TL

Proforma fatura satıcı için ne işe yarar?

Proforma fatura, özellikle ihracat görüşmelerinde ürün ve fiyat koşullarını tek belgede toplar. Alıcı bir ürün listesi için yazılı teklif istediğinde birim fiyatları, miktarları ve teslim planını bu belgede görebilir. Orta Anadolu İhracatçı Birlikleri açıklaması proformayı teklif niteliğinde ele alır ve kesin satış faturasından ayırır. Belgeyi hazırlarken üstüne açıkça “Proforma Fatura” yazın. İşletmeniz içinde ona bir teklif numarası verip ilgili alıcı talebiyle eşleştirebilirsiniz. Aynı ürün listesinin farklı sürümlerini gönderiyorsanız tarih ve sürüm bilgisini belirgin tutun; alıcının hangi koşulu değerlendirdiği anlaşılır olsun.

213 sayılı Vergi Usul Kanunu md. 229’daki fatura, satılan mal veya yapılan iş karşılığında borçlanılan tutarı gösterir. Proformadaki teklif tutarını asıl satış faturası yerine kullanmayın. Satışın belge düzenini kendi işlem ve mükellefiyet koşullarınıza göre yürütün. e-Fatura ile e-Arşiv uygulamaları, teklif hazırlamaktan farklı bir belge düzenine aittir. Bir belgeye proforma adı vermekle resmî fatura işlemindeki kayıtları değiştirmeye çalışmayın. Teklif belgesini, alıcı onayını ve sonradan düzenlenen satış belgesini aynı sipariş dosyasında ayrı dosyalar olarak saklamak, hangi aşamanın tamamlandığını görmenizi kolaylaştırır.

Hangi bilgileri açık yazmalısınız?

ABD International Trade Administration rehberi, alıcı ve satıcı bilgileri, ürünler, birim fiyat ve satır toplamları, ağırlık ve boyutlar, teslim ve ödeme koşulları, tahmini sevk ve teklif geçerlilik tarihini birlikte ele alır. Bunları Türkiye’deki işletmeniz için bir hazırlık listesi olarak kullanabilirsiniz; belirli bir ülkenin bütün belge şartlarının bu listeyle tamamlandığını varsaymayın. Alıcının istediği ek bilgi varsa teklifin hangi alanına yazılacağını belirleyin. Özellikle ürün kodunu kısa ürün açıklamasıyla birlikte gösterin. Tek başına işletme içi stok kodu, yabancı alıcının hangi mal için fiyat verildiğini anlamasına yetmeyebilir.

Miktar birimini açıkça belirtin: adet ile koli aynı sayı değildir. Teklifte adet yazıp hesapta koli fiyatı kullanmak toplamı bozar. Para birimini her satırda veya tablonun başlığında görünür tutun. Taşıma ve sigorta dahilse bu kapsamı açık yazın; dahil olmayan gideri toplamın içine gizlemeyin. Incoterms kullanıyorsanız seçilen kuralın yanında ilgili yer ve sürümü belirtin. Ödeme koşulunu teslim kuralından ayrı alanda tutun. Teklifin geçerlilik süresiyle malın tahmini sevk süresi farklı bilgilerdir. Alıcının hangi tarihe kadar fiyatı değerlendirebileceği ve sipariş sonrasında hangi sevk planının konuşulduğu ayrı anlaşılmalıdır.

48.000 TL üzerinden özgün teklif örneği

Kurgusal bir proformada 20 ürünün birim fiyatı 1.500 TL, diğer 10 ürünün birim fiyatı 1.800 TL olsun. İlk satır 20 × 1.500 = 30.000 TL, ikinci satır 10 × 1.800 = 18.000 TL eder. Mal toplamı 48.000 TL’dir. Örnekte ayrıca fiyatlandırılmış 2.000 TL taşıma bulunursa teklif toplamı 50.000 TL olur. Bu hesap gerçek fiyat teklifi, vergi tarifesi veya gümrük matrahı değildir; yalnız örnek tutarlardan oluşur. Vergi koşulları ve başka giderler bu örneğin hesabına eklenmemiştir. Taşımanın ayrıca fiyatlandırıldığı örnek kapsamını gerçek teklifinizle karşılaştırmadan kullanmayın.

Alıcı ikinci ürünün miktarını 10’dan 15’e çıkarmak isterse o satır 27.000 TL olur. İlk ürün aynı kalırsa yeni mal toplamı 57.000 TL’ye, aynı varsayımsal taşıma tutarıyla genel toplam 59.000 TL’ye çıkar. İlk teklif toplamıyla fark 9.000 TL’dir; 9.000 / 50.000 × 100 = %18 değişim bulunur. Miktar değişince gerçek taşıma teklifinin de yeniden kontrol edilmesi gerekir; kurguda taşıma yalnız hesabı göstermek için sabit tutulmuştur. Güncellenen belgeyi ayrı sürüm olarak hazırlayın ve alıcıya değişen miktarı gösterin. Eski 50.000 TL toplamını yeni ürün listesiyle aynı dosyada bırakmayın.

Tekliften sevkiyat hazırlığına nasıl geçilir?

Alıcı talebi değiştiğinde ürün, miktar, fiyat ve teslim kapsamındaki değişikliği birlikte izleyin. Örneğin miktar sabitken malzeme özelliği değişmişse eski birim fiyatı doğrudan kopyalamayın. İşletmenizin fiyat onayını alın ve yeni koşulu yazılı paylaşın. Proforma fatura oluşturucu belge taslağını düzenlemeye yardımcı olabilir; hazırlanan çıktıyı göndermeden önce satır hesabı ve kapsam yönünden okuyun. Ürünü hazırlayan ekibe alıcıyla son konuşulan listeyi verin. Alıcının kabul ettiği ürünle sevkiyatta hazırlanan ürünün adı veya miktarı farklıysa, farkın nedenini çözmeden belgeleri birbirinin kopyası gibi kullanmayın.

Sevkiyat aşamasında ticari fatura, ürün listesi ve gümrük beyannamesi için gereken bilgilerin tutarlılığını kontrol edin. Proformaya bakarak bütün gümrük belgelerinin tamamlandığını düşünmeyin. Ürünün menşei veya tarife bilgisi talep edilmişse dayanak kayıttan doğrulayın. Alıcıya hangi belgenin teklif, hangisinin satış ve hangisinin taşıma hazırlığı için olduğunu açık adlarla iletin. Teklif koşullarının kabulünün ticari sonuçları bulunduğunda sözleşme ve kabul kayıtları önem taşır; “proforma” başlığından hareketle hiçbir bağlayıcılık doğmayacağı sözü vermeyin. Satıcının işi, son kabul edilen koşulu ve düzenlenen belgeleri birbirine bağlayarak izlemektir.

05 · Örnek

Örnek: Miktar değişince teklifin güncellenmesi

Kurguda 20 ürün 1.500 TL’den ve 10 ürün 1.800 TL’den teklif edilir. Ayrıca 2.000 TL taşıma yazılır.

20 × 1.500 = 30.000 TL ilk satırı hesaplayın.
10 × 1.800 = 18.000 TL ikinci satırı hesaplayın.
30.000 + 18.000 + 2.000 = 50.000 TL bulun.
İkinci miktar 15 olursa 15 × 1.800 = 27.000 TL hesaplayın.
Taşımanın sabit kaldığı varsayımıyla yeni toplamı 59.000 TL bulun.
9.000 / 50.000 × 100 = %18 değişim hesaplayın.

Sonuç

Kurgu toplam 50.000 TL’den 59.000 TL’ye çıkar. Gerçek miktar değişikliğinde taşıma ve diğer koşullar yeniden kontrol edilir.

06 · Fark

Proforma fatura ile karıştırılan kavramlar

Proforma fatura ≠ Ticari fatura

Satış ve borçlanılan tutarla ilgili belgedir; proforma fiyat ve koşul teklifidir.

Proforma fatura ≠ Ödeme belgesi

Ödeme işlemini gösterir; proforma üzerinde tutar yazması tahsilat yapıldığını göstermez.

Proforma fatura ≠ Incoterms

Teslim, risk ve belirli işlem paylaşımını düzenler; proformanın tamamı veya ödeme takvimi değildir.

07 · Satıcı için

Satıcı ne yapmalı?

Belgeye açıkça Proforma Fatura başlığını koyun.
Alıcı, ürün ve miktar birimlerini kontrol edin.
Satır toplamları ile para birimini eşleştirin.
Teslim, ödeme ve geçerlilik koşullarını ayrı yazın.
Değişiklikleri tarihli yeni sürümle paylaşın.
Son koşulları asıl satış ve sevkiyat belgeleriyle karşılaştırın.

08 · Devamı

İlgili rehberler

09 · Sık sorulanlar

Proforma fatura hakkında sık sorulanlar

Proforma fatura asıl fatura yerine geçer mi?

Hayır. Proforma teklif niteliğindedir. Asıl satışın belge düzeni işlem ve mükellefiyet koşullarına göre yürütülür.

Proformada hangi bilgiler bulunur?

Alıcı ve satıcı, ürün açıklaması, miktar, birim fiyat ve toplamlar, para birimi, teslim ve ödeme koşulları ile teklif geçerliliği açık yazılmalıdır.

Teklifin geçerlilik süresi sabit mi?

Teklifin geçerlilik tarihini satıcı açıkça belirtmelidir. Bu tarih ile tahmini sevk tarihi farklı bilgilerdir.

Miktar değişirse ne yapılır?

Satır hesabını, toplamı ve taşıma kapsamını kontrol ederek güncel koşulları yeni sürümde paylaşın.

Proforma hiçbir ticari sonuç doğurmaz mı?

Böyle genel bir sonuç kurulamaz. Teklifin kabulü ve sözleşme kayıtları önemlidir; vergi açısından fatura ayrımı ile ticari kabul konusu farklıdır.