E-ticaret sözlüğüVergi, fatura ve muhasebe

Gider pusulası nedir?

Gider pusulası, Vergi Usul Kanunu md. 234 kapsamındaki alıcının, belge düzenleme zorunluluğu bulunmayanlardan aldığı mal veya hizmet için düzenlediği belgedir. Düzenleyen, imza veren ve yerine geçen belge şartları birbirinden ayrılır.

Son kontrol: 26 Ekim 20263 resmî kaynakGündem Masası

Tanım

Gider pusulası, Vergi Usul Kanunu md. 234 kapsamındaki alıcının, belge düzenleme zorunluluğu bulunmayanlardan aldığı mal veya hizmet için düzenlediği belgedir.

Bir bakışta

Kanuni dayanak213 sayılı VUK md. 234

Genel düzenleme süresiTeslim veya hizmetten itibaren azami 7 gün

Kâğıt belge2 nüsha; bir nüsha malı satana veya işi yapana

İmzaİşi yapan veya malı satan kişi

Yerine geçen belgeVUK 234/5: bilgi, kurum ve ilgili süre şartlarıyla

Gider pusulasını kim, kimin için düzenler?

213 sayılı Vergi Usul Kanunu md. 234 kapsamındaki birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazancı basit usulde tespit edilenler ve defter tutmak zorunda olan serbest meslek erbabı ile çiftçiler bu belgeyi düzenleyenler arasındadır. Karşı tarafın Kanun kapsamındaki belge düzenleme zorunluluğunun bulunmaması gerekir. Gerçek usulde vergilendirilmeyen çiftçilerden mal alımı bu kapsamdan ayrılmıştır; bu işlemlerde md. 235’teki müstahsil makbuzu hükümleri vardır. Bu nedenle her belgesiz alışın aynı yolla kapatılması doğru değildir. Önce tarafları ve işlemin gerçek niteliğini belirleyin.

Gider pusulasında belgeyi hazırlayan taraf malı veya hizmeti alan işletmedir. Satıcının fatura düzenleme yükümlülüğü varsa, alıcının gider pusulası hazırlaması bu yükümlülüğün yerine geçecek genel bir yol oluşturmaz. Kanun, vergiden muaf esnaf için düzenlenen pusulanın bu kişilerce verilmiş fatura hükmünde olduğunu belirtir. Esnaf muafiyeti ile belge düzenleme yükümlülüğü bulunmayan diğer kişilerin durumlarını tek kategori gibi ele almayın. Vergi statüsünü ve alınan mal veya yapılan işi işlem dosyasında açıklayın.

Belgede hangi bilgiler ve imzalar bulunur?

VUK md. 234; işin niteliği, malın cinsi ve türü, miktarı ve bedeli, iş ücreti, tarafların ad ve soyadları veya tüzel kişi unvanları, adresleri ve tarihi ister. Gider pusulaları seri ve sıra numarasıyla birbirini izler. Kanundaki kâğıt belge düzeninde 2 nüsha hazırlanır; bir nüsha işi yapana veya malı satana verilir. Belge, işi yapan ya da malı satan kişiye imzalatılır. İçerik eksikse yalnız toplam bedelin bulunması yeterli değildir. Belge numarasıyla teslim veya iş kaydını birbirine bağlayın.

Mal alımında miktar, birim bedel ve toplamın uyumunu kontrol edin. Hizmette yalnız “hizmet bedeli” yazmak yerine yapılan işin kapsamını anlaşılır biçimde açıklayın. Birden fazla kalem varsa farklı malları tek belirsiz kalemde toplamak sonradan eşleştirmeyi zorlaştırır. Taraf bilgilerini sipariş, teslim ve ödeme kaydıyla karşılaştırın. Hazırlayan işletme ile imza verecek kişinin farklı rollerini koruyun. Dosyadaki başka belgelerde aynı işlemin yeniden gider olarak sayılmaması için pusula numarasını ilgili kayıtlara ekleyin; düzeltmenin nedenini görünür bırakın.

7 günlük süre ve yerine geçen belgeler nasıl uygulanır?

Gider pusulası malın tesliminden veya hizmetin yapılmasından itibaren azami 7 gün içinde düzenlenir. VUK md. 234, bu sürede hazırlanmayan pusulanın hiç düzenlenmemiş sayılacağını belirtir. Başlangıç olayını ödemenin işletme raporunda görünmesiyle karıştırmayın. Teslim ya da hizmet tarihi, belge tarihi ve ödeme tarihini ayrı kaydedin. İşlemi dönem sonunda hatırlamak yerine teslim kaydı açılırken belge sorumlusuna bildirin. Böylece alışın gerçekleştiği gün ve kanuni sürenin hangi olaydan başladığı dosyada izlenebilir; eksik belge muhasebe kapanışına kadar bekletilmez.

Kanunun 234/5-a hükmünde, bedelin bu süre içinde banka, yetkilendirilmiş ödeme kuruluşu veya PTT aracılığıyla satıcıya ödenmesi halinde bu kurumların belgeleri pusula yerine geçebilir. Bunun için ikinci fıkradaki bilgilerin belgede bulunması şarttır. Dolayısıyla her dekont bu sonucu vermez; zaman, içerik ve kurum şartları birlikte sağlanmalıdır. Ödeme kuruluşu kullanılması veya hesabınızda bir hareket görünmesi tek başına kontrolü tamamlamaz. Sipariş ekran görüntüsüyle kurumun düzenlediği belgeyi ayırın. Kanunda, belge düzenleme zorunluluğu olmayan kamu kurumlarının ilgili mevzuata göre düzenlediği belgeler için de hüküm bulunur.

Tüketici iadesinde gider pusulası neden gündeme gelir?

VUK md. 234/5-b, 6502 sayılı Kanun kapsamındaki malın gider pusulası düzenlemek zorunda olan kişiye iadesinde, iade edilecek tutarın sayılan finansal kurumlar aracılığıyla geri verilmesi halinde kurum belgelerinin pusula yerine geçmesini düzenler. İkinci fıkradaki bilgi şartı bu durumda da korunur. Bu düzenleme belgelendirmeyle ilgilidir. Geri ödeme için tüketici hukukunda geçerli süreyi değiştirip bütün iadeler için yeni bir 7 gün kuralı yaratmaz. Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği md. 12, caymada geri ödemenin başlangıç olayını ve sürelerini ayrıca belirler.

İlk satış belgesini, iade edilen ürünü ve gerçek para çıkışını aynı dosyada ilişkilendirin. Müşterinin malı geri göndermesi, para aktarımının tamamlandığı kaydıyla aynı olay değildir. İadenin tamamı mı bir kısmı mı olduğu, hangi ürün ve tutarın geri verildiği anlaşılır olsun. İşletmeler arası iade faturası ile belge düzenleme yükümlülüğü bulunmayan tüketicinin durumu farklıdır. Tüketiciden işletmeymiş gibi fatura istemeden önce uygulanacak belge yolunu belirleyin. Kanuni hakkın değerlendirilmesi ile muhasebe belgesinin hazırlanmasını kendi gerekçeleriyle takip edin.

Belge bedeli ile vergi kesintisi nasıl ayrılır?

193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu md. 94, kesinti yapmak zorunda olanları ve ödemeleri düzenler; esnaf muaflığından yararlananlara mal ve hizmet alımı için yapılan ödemeler 13 numaralı bentte yer alır. Pusula adı bütün işlemlere tek bir stopaj oranı uygulamayı gerektirmez. Ödeme türü ve tarafın statüsü üzerinden geçerli hüküm belirlenir. Örnekte yalnız 3 adet kullanılmış rafın 1.000 TL birim bedelden 3.000 TL belge toplamı hesaplanır. Bu rakam net ödeme veya kesinti hesabı değildir. Gerçek işlemde gerekli vergi ayrımını kayıt yapılmadan önce tamamlayın.

06 · Örnek

Örnek: Kullanılmış raf alımında belge toplamını kontrol etme

Kurgusal işletme VUK md. 234 kapsamında, karşı taraf belge düzenlemek zorunda olmayan bir kişidir ve özel bir alternatif belge yolu kullanılmamaktadır. İşletme 3 adet kullanılmış rafı 1.000 TL birim bedelle teslim alır; örnek yalnız belge bedelini hesaplar.

Malın cinsini kullanılmış raf, miktarını 3 adet olarak kaydedin.
Belge bedelini 3 × 1.000 TL = 3.000 TL olarak hesaplayın.
Teslim tarihiyle birlikte azami 7 günlük belge süresini izleyin.
Taraf, adres, tarih, seri ve sıra bilgilerini tamamlayın.
Kâğıt belgeyi 2 nüsha düzenleyip satıcıya imzalatın; bir nüshasını verin.

Sonuç

Bu varsayımlarda rafların toplam belge bedeli 3.000 TL’dir. Örnek kesinti oranı, net ödeme veya vergi uygunluğu hesabı içermez; bunlar gerçek taraf ve işlem bilgileriyle belirlenir.

07 · Fark

Gider pusulası ile karıştırılan kavramlar

Gider pusulası ≠ Fatura

Genel olarak malı satan veya işi yapanın düzenlediği belgedir; gider pusulasını VUK md. 234 kapsamındaki alıcı hazırlar.

Gider pusulası ≠ Banka dekontu

Para hareketi belgesidir; pusula yerine geçmesi için VUK md. 234/5’in içerik ve diğer şartları sağlanmalıdır.

Gider pusulası ≠ Müstahsil makbuzu

Gerçek usulde vergiye tabi olmayan çiftçiden alınan mallar için VUK md. 235 kapsamındaki ayrı belgedir.

08 · Satıcı için

Satıcı ne yapmalı?

Alıcı ve karşı tarafın belge yükümlülüğünü belirleyin.
Mal teslimi veya hizmet tarihini kaydedin.
7 günlük genel düzenleme süresini izleyin.
İçerik, seri, sıra, nüsha ve imza bilgilerini tamamlayın.
Alternatif kurum belgesi varsa VUK 234/5 şartlarını kontrol edin.
Belge toplamını, kesintiyi ve gerçek ödeme hareketini ayrı eşleştirin.

09 · Devamı

İlgili rehberler

10 · Sık sorulanlar

Gider pusulası hakkında sık sorulanlar

Gider pusulasını malı satan kişi mi düzenler?

VUK md. 234 kapsamındaki alıcı düzenler; işi yapana veya malı satana imzalatır. Satıcının kendi belge düzenleme yükümlülüğü varsa gider pusulası onu ortadan kaldıran genel bir alternatif değildir.

Gider pusulası kaç gün içinde düzenlenir?

VUK md. 234’e göre malın teslimi veya hizmetin yapılmasından itibaren azami 7 gün içinde düzenlenir. Bu sürede hazırlanmayan gider pusulası hiç düzenlenmemiş sayılır.

Banka dekontu gider pusulası yerine geçer mi?

VUK md. 234/5’teki şartlar sağlandığında ilgili kurum belgesi pusula yerine geçebilir. 5-a kapsamındaki ödemede bedelin 7 günlük süre içinde satıcıya sayılan kurumlar üzerinden ödenmesi ve ikinci fıkradaki bilgilerin belgede bulunması gerekir.

Her gider pusulasında aynı stopaj oranı mı uygulanır?

Gelir vergisi kesintisi, GVK md. 94 kapsamında tarafın statüsü ve ödeme türüyle belirlenir. Gider pusulasının adından hareketle bütün işlemlere tek oran veya her durumda kesinti sonucu uygulanmaz.

Tüketici iadesinde de belge düzeni var mı?

VUK md. 234/5-b, 6502 kapsamındaki mal iadesinde gerekli bilgileri taşıyan ilgili kurum belgelerinin pusula yerine geçmesini düzenler. Bu belge hükmü tüketiciye para iade süresini değiştirmez; caymada Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği md. 12 hükümleri izlenir.