E-ticaret sözlüğüVergi, fatura ve muhasebe

GİB e-Arşiv Portal nedir?

Gelir İdaresi Başkanlığı elektronik arşiv fatura portalı

GİB e-Arşiv Portal, Gelir İdaresi Başkanlığının e-Arşiv Fatura düzenleme işlemleri için sunduğu, mükellefin yararlandığı uygulama ve giriş yöntemine göre kullanılan resmî elektronik ortamdır. Belgenin türü, giriş yolu ve elektronik muhafaza yükümlülüğü ayrı kontrol edilir.

Son kontrol: 26 Ekim 20265 resmî kaynakGündem Masası

Tanım

Bir bakışta

İlgili düzenleme509 Sıra No.lu Tebliğ IV.2.4.3 ve V.1.1

Genel grup1 Ocak 2026’dan itibaren tutara bakılmaksızın

Basit/işletme hesabı2026’da vergiler dahil 3.000 TL’yi aşan faturalar

Bu grupta sonraki tarih1 Ocak 2027: tutara bakılmaksızın

Portal ile e-Arşiv Fatura arasındaki fark nedir?

GİB e-Arşiv Portal bir kullanım ortamıdır; e-Arşiv Fatura ise ilgili kurallara göre düzenlenen mali belgedir. 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği V.1, GİB portalı, özel entegratör ve doğrudan entegrasyon yöntemlerini ayırır. Portal üzerinden işlem yapılması belgenin niteliğini değiştirmez. Satıcı, mal veya hizmet için gereken faturanın türünü ve elektronik düzenleme zorunluluğunu önce belirler. E-Arşiv faturanın kapsamı ile portala hangi yöntemle giriş yapılacağı farklı sorulardır; birinin cevabını diğerinden çıkarmayın.

Satıcı ve alıcı birlikte e-Fatura uygulamasına kayıtlıysa aralarındaki faturanın genel kural olarak e-Fatura olması gerekir; tebliğdeki özel durumlar saklıdır. Müşterinin vergi mükellefi olması tek başına e-Fatura kullanıcısı olduğunu göstermez. Aynı şekilde tüketicinin e-posta adresi bulunması da belgeyi e-Fatura yapmaz. Sipariş öncesi ve belge düzenlerken alıcının kimliğini, kayıt durumunu ve gerçek işlem bilgisini doğru alın. Portalda e-Arşiv belgesi düzenleyebilmek, e-Fatura gereken işlemi bu belgeye çevirmek için dayanak değildir.

Kullanıcı koduyla giriş ve mali mühürlü giriş nasıl ayrılır?

GİB’in intragiris.html adresindeki resmî sayfada kullanıcı kodu ve şifreyle giriş alanları bulunur. Güncel e-Arşiv infografiği, ilgili faturaların bu portalda Dijital Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifresiyle düzenlenmesini açıklar. Resmî ana portal giriş ekranında ise başvuruya bağlı mali mühürlü giriş açıklaması vardır. Bu iki ekranın giriş koşullarını bütün kullanıcılara tek bir yöntem gibi anlatmayın. Mükellefin yararlandığı uygulama ve kayıt durumuna uygun resmî yolu kullanın; başka bir ticari yazılımın giriş sayfasını GİB portalı sanmayın.

509 V.1.1, portal yönteminde ilgili başvuru ve hesap tanımlaması sonrasında temel işlemlerin kullanılmasını düzenler. Giriş yapabilmek, yanlış düzenlenen belgenin kendiliğinden düzeldiği veya tüm işlem yükümlülüklerinin tamamlandığı sonucunu vermez. Belge oluşturma, onaylama, alıcıya iletme ve saklama adımlarını ayrı izleyin. Özel entegratör yöntemi tercih edilirse hizmet ve kayıt kapsamını ayrıca kontrol edin. Portal veya hizmet sistemi değiştiğinde geçmiş belgelerin erişimini koruyun; eski dosyaları yalnız yeni sistemde aramaya dayalı bir arşiv düzeni kurmayın.

2026 yılında hangi tutar kuralı uygulanıyor?

Tebliğin IV.2.4.3 bölümü, e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükelleflerin düzenleyecekleri faturalar için ayrı gruplar tanımlar. Genel grupta 1 Ocak 2026’dan itibaren tutara bakılmaksızın elektronik düzenleme esastır. Ticari kazancı basit usulde tespit edilenler ile işletme hesabına göre defter tutanlarda ise vergiler dahil toplamı 3.000 TL’yi aşan faturalar için elektronik biçim kuralı 31 Aralık 2026’ya kadar sürer. Bu grupta tutara bakılmaksızın düzenleme tarihi 1 Ocak 2027’dir. Diğer kayıt veya zorunluluk hükümleri ve tebliğde belirtilen istisnai durumlar korunur.

Buradaki 3.000 TL, fatura düzenlenmesi gereken işlemde belgenin elektronik biçimiyle ilgilidir. Vergi Usul Kanunu md. 232’deki fatura kullanma koşullarının tamamının yerine geçmez. Alıcının niteliği ve talebi gibi başka koşullar da fatura gerektirebilir. Tutarın altında kalınmasını her durumda belgesiz satış yapılabileceği şeklinde uygulamayın. Önce fatura gerekip gerekmediğini, ardından bu faturanın hangi biçimde düzenleneceğini belirleyin. E-belge kapsamındaki geçiş tarihleri belge türüne ve mükellef grubuna göre okunmalıdır.

Rakamlı örnekte e-Arşiv zorunluluğu nasıl kontrol edilir?

Kurgusal örnekte satıcı işletme hesabına göre defter tutmakta, e-Fatura ve e-Arşiv uygulamalarına kayıtlı bulunmamaktadır. 2026’da fatura düzenlenmesi gereken bir satışın vergiler dahil toplamı 4.500 TL olsun. IV.2.4.3 kapsamındaki 3.000 TL sınırı 1.500 TL aşılmıştır; işlem için düzenlenecek fatura e-Arşiv Fatura olur. Yalnız aşan 1.500 TL için ayrı elektronik belge kesilmez; faturanın tamamı elektronik düzenlenir. Rakam, gerçek satıcı kaydı veya ürün vergisi hesabı değildir; mükellef grubu ve belge biçimi ilişkisini gösterir.

Aynı örneği bilanço esasındaki diğer gruba aynen taşımayın; bu grupta 2026’da tutardan bağımsız kural vardır. Ayrıca kullanıcı daha önce uygulamaya kayıtlıysa kayıtlı mükellefin belge düzeni de dikkate alınır. Vergiler dahil toplamın ne olduğunu belirlerken ürün miktarını, birim tutarını ve vergi hesaplarını doğru girin. KDV dahil fiyat ile vergi hariç bedeli karıştırmak, belge toplamını ve örnekteki sınır karşılaştırmasını bozabilir. Bir tutarı sınırla karşılaştırmadan önce hangi toplamın esas alındığını kayda bağlayın.

Belgeyi oluşturduktan sonra hangi kontroller sürer?

509 V.5.2, e-Arşiv Faturanın alıcıya iletimini; VI. bölüm ise muhafaza ve ibrazı düzenler. Düzenleyen kendi nüshasını imza veya mali mühür bilgileriyle elektronik ortamda saklar; yalnız kağıt çıktı bu yükümlülüğü karşılamaz. Belge numarası, tarih, alıcı ve toplamı siparişle eşleştirin. İptal veya düzeltme ihtiyacında ilgili belgenin güncel usulünü izleyin; sistemdeki görüntüyü silmeyi hukuki düzeltme saymayın. Dönem sonunda eksik ve mükerrer belgeleri kontrol edin. İletim ve arşiv kayıtlarını işletmenin erişebileceği biçimde tutarak belgeyi gerektiğinde ibraz edebilmelisiniz.

06 · Örnek

Örnek: İşletme hesabındaki satıcının 2026 faturası

Kurgusal satıcı işletme hesabına göre defter tutar, e-Fatura/e-Arşiv kayıtlı değildir ve 2026’da fatura gereken satışın vergiler dahil toplamı 4.500 TL’dir. Tebliğdeki istisnai durumların bulunmadığı varsayılır.

İlgili mükellef grubunu doğrulayın: işletme hesabı, 2026.
Vergiler dahil 4.500 TL’yi 3.000 TL sınırıyla karşılaştırın.
Aşımı bulun: 4.500 − 3.000 = 1.500 TL.
Faturanın tamamını 4.500 TL olarak e-Arşiv biçiminde düzenleyin; yalnız 1.500 TL’yi ayırmayın.

Sonuç

Bu varsayımlarda 4.500 TL’lik faturanın tamamı e-Arşiv olur. 1.500 TL aşım, ayrı fatura veya ayrı vergi matrahı değildir.

07 · Fark

GİB e-Arşiv Portal ile karıştırılan kavramlar

GİB e-Arşiv Portal ≠ E-Arşiv Fatura

Elektronik mali belgedir; portal bu belgeyi düzenlemede kullanılan resmî yöntemlerden biridir.

GİB e-Arşiv Portal ≠ E-Fatura

Kayıtlı taraflar arasında ilgili kurallarla düzenlenen faturadır; portal seçimi bu zorunluluğu değiştirmez.

GİB e-Arşiv Portal ≠ Fatura düzenleme mecburiyeti

VUK md. 232 gibi hükümlere bağlıdır; IV.2.4.3’teki elektronik biçim sınırıyla aynı kontrol değildir.

08 · Satıcı için

Satıcı ne yapmalı?

Fatura mecburiyetini ve alıcının kayıt durumunu belirleyin.
Kendi mükellef grubunuzun geçiş tarihini kontrol edin.
Uygun resmî portal giriş yöntemini kullanın.
Alıcı, tarih, miktar ve vergi toplamını onaydan önce kontrol edin.
Belgeyi alıcıya usulüne uygun iletin.
Elektronik nüsha ve işlem kayıtlarını saklayıp dönemle eşleştirin.

09 · Devamı

İlgili rehberler

10 · Sık sorulanlar

GİB e-Arşiv Portal hakkında sık sorulanlar

GİB e-Arşiv Portal ile e-Arşiv Fatura aynı şey mi?

Portal işlem ortamı, e-Arşiv Fatura mali belgedir. Belge portal, ilgili izinli entegratör veya doğrudan entegrasyon yoluyla düzenlenebilir; yöntem ve belge türü farklı kontrollerdir.

Portala herkes aynı yöntemle mi girer?

Resmî kullanıcı kodu ve şifre ekranı ile başvuruya bağlı mali mühürlü giriş ekranı farklıdır. Mükellefin yararlandığı uygulamaya ve kayıt durumuna uygun resmî akış kullanılmalıdır.

2026’da 3.000 TL sınırı bütün satıcılar için geçerli mi?

IV.2.4.3’teki 3.000 TL’yi aşma kuralı basit usul ve işletme hesabındakiler için 2026 sonuna kadar sürer. Diğer grupta 1 Ocak 2026’dan itibaren tutardan bağımsız elektronik biçim kuralı vardır; kayıtlı mükellef hükümleri de korunur.

Sınırı aşan kısmı mı e-Arşiv olarak düzenlerim?

Sınır kapsamına giren faturanın tamamı elektronik düzenlenir. Örnekte 4.500 TL toplam, 3.000 TL sınırını 1.500 TL aşsa da e-Arşiv Fatura 4.500 TL olur.

Portalda oluşturulan faturayı sadece yazdırarak saklayabilir miyim?

Düzenleyen, 509 VI uyarınca elektronik nüshayı imza veya mali mühür bilgileriyle saklar. Kağıt çıktı düzenleyenin elektronik muhafaza ve ibraz yükümlülüğünün yerini tutmaz.