E-belge nedir?
Elektronik belge
E-belge, Vergi Usul Kanunu uyarınca düzenlenmesi gereken belgelerdeki bilgileri içeren ve ilgili uygulamanın kurallarına göre elektronik ortamda oluşturulan kayıtlar bütünüdür. Belgenin türü, iletim yöntemi ve muhafaza biçimi işlem bazında belirlenir.
Tanım
E-belge, Vergi Usul Kanunu uyarınca düzenlenmesi gereken belgelerdeki bilgileri içeren ve ilgili uygulamanın kurallarına göre elektronik ortamda oluşturulan kayıtlar bütünüdür.
Bir bakışta
E-belge satıcı için hangi belgeleri kapsar?
213 sayılı Vergi Usul Kanunu mükerrer md. 242, elektronik belgenin hukuki temelini oluşturur. 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ise e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye ve e-Serbest Meslek Makbuzu gibi uygulamaların kurallarını bir araya getirir. E-belge bu uygulamaları anlatan üst kavramdır; bütün işlemler için kullanılan tek bir belge adı değildir. Mal satışı, malın sevki ve serbest meslek tahsilatı farklı olaylardır. Satıcının önce işleme göre gereken belgeyi belirlemesi, ardından o belgenin elektronik düzenleme ve iletim kurallarını uygulaması gerekir.
Tebliğin V.2 bölümüne göre standartlara uygun elektronik belgeler, kağıt karşılıklarıyla aynı hukuki niteliğe sahiptir. Ancak kağıt faturayı tarayıp e-postaya eklemek, tek başına e-Fatura düzenleme süreci değildir. V.5.1, e-Fatura için uygun formatın ve uygulama üzerinden gönderim-alımın önemini açıklar. Müşterinin okuyabildiği görüntü ile sistemde oluşturulan, imzalanan ve iletilen kayıt arasındaki bağı koruyun. Dosyanın adında “fatura” yazması veya belgeye benzeyen bir tasarım taşıması, uygulamanın gereklerini tamamlamaz.
E-Fatura ile e-Arşiv seçimi nasıl yapılır?
509 Sıra No.lu Tebliğin IV.1.1 bölümünde, e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerin birbirlerine düzenledikleri faturaların, belirtilen istisnalar dışında e-Fatura olması gerektiği yazılıdır. E-Fatura kullanıcısına yapılan satış ile uygulamaya kayıtlı olmayan alıcıya yapılan satış aynı belge akışını izlemez. E-Arşiv faturanın kapsamı, tarafların durumu ve ilgili düzenleme zorunluluğuyla belirlenir. Her siparişte alıcının vergi kimliği ve kayıt durumu doğru alınmalıdır. Müşterinin işletme olması tek başına e-Fatura kullanıcısı olduğunu göstermez; gerçek kayıt durumu üzerinden işlem yapın.
Tebliğin IV.2.4.3 bölümündeki 2026 geçiş kuralında mükellef grupları ayrılır. E-Arşiv uygulamasına dahil olmayanlar için genel tutardan bağımsız elektronik düzenleme tarihi 1 Ocak 2026’dır. Ticari kazancı basit usulde tespit edilenler ve işletme hesabına göre defter tutanlar için vergiler dahil 3.000 TL’yi aşan faturalar kuralı 2026 sonuna kadar sürer; tutarına bakılmaksızın düzenleme tarihi 1 Ocak 2027’dir. Bu hüküm, düzenlenmesi gereken faturanın biçimiyle ilgilidir; fatura düzenleme mecburiyetinin bütün koşullarının yerine geçen tek bir satış eşiği değildir. Her iki taraf e-Fatura kayıtlıysa e-Fatura kuralı korunur.
Uygulama, gönderim ve muhafaza nasıl ayrılır?
Tebliğin V.1 bölümü 3 yararlanma yöntemi sayar: GİB portalı, izinli özel entegratör sistemi ve doğrudan entegrasyon. Her yöntem için başvuru, izin ve teknik şartlar bulunur; GİB portalında tanımlanmamış her belgeyi portal üzerinden oluşturmak mümkün değildir. Özel entegratör hizmeti alınırsa hizmet kapsamının hangi belge türlerini içerdiğini ve kayıtların nasıl dışarı alınacağını kontrol edin. Kullanılan sistemin işlemi taslakta mı tuttuğunu, imzaladığını mı yoksa alıcısına ilettiğini mi gösterdiğini birbirinden ayırın. Bu aşamalar aynı işlem kaydında izlenmelidir.
VI. bölüm, düzenleyenin e-belgelerini mali mühür veya elektronik imzayı da içerecek biçimde elektronik ortamda muhafaza etmesini düzenler. Yalnız kağıt çıktı saklamak düzenleyenin bu yükümlülüğünü karşılamaz. Alıcı için muhafaza şekli, belgenin kendisine iletim veya teslim biçimiyle ilişkilidir. Üçüncü kişiden saklama hizmeti almak mükellefin asli sorumluluğunu kaldırmaz. VUK md. 253, kapsamındaki defter ve belgeler için ilgili yılı izleyen takvim yılından başlayan 5 yıllık süreyi düzenler; farklı mevzuattan doğan süreler de gözetilir. Belgelere erişim ve okunabilir ibraz imkanı korunmalıdır.
Rakamlı belge kontrolü neyi gösterir?
Kurgusal örnekte kontrol edilen 100 faturanın 30’u e-Fatura kayıtlı alıcılara, 70’i diğer alıcılara kesilmiştir. Satıcının e-Fatura ve e-Arşiv uygulamalarına kayıtlı olduğu, her işlemde fatura gerektiği, özel istisna bulunmadığı ve alıcı durumlarının doğru doğrulandığı kabul edilir. Bu varsayımlar altında belge türleri 30 e-Fatura ve 70 e-Arşiv Fatura olarak eşleşir. Örnek, gerçek piyasa dağılımı veya mevzuatta belirlenmiş bir oran değildir. Fatura sayısının 100’e ulaşması, bütün belgelerin gönderildiğini ve saklandığını ayrıca kontrol etme gereğini kaldırmaz.
Aynı dosyada 98 belgenin iletimi tamamlanmış, 2 belgenin iletimi eksikse kontrol listesinde bu iki kayıt açık kalır. Eksikler çözüldüğünde 98 + 2 = 100 tamamlanmış iletim elde edilir. Bu sayısal eşleşme verginin ödendiği veya malın teslim edildiği hakkında sonuç vermez. E-İrsaliye gereken sevk ile satış faturasını kendi işlevleriyle izleyin. E-SMM ise serbest meslek makbuzunun elektronik biçimidir; ticari mal satışı yapan her işletmenin fatura yerine kullanacağı genel bir tahsilat belgesi değildir.
Satıcı günlük işleyişte ne kontrol etmeli?
Belgeyi oluşturmadan önce taraf kimliğini, belge türünü, tarihini, miktarını ve vergi hesabını kontrol edin. Oluşturduktan sonra iletim sonucunu ve hata kayıtlarını izleyin; aynı işlem için ikinci bir satış belgesi oluşturarak eksik iletimi kapatmayın. İptal ve düzeltmeleri ilgili belge türünün usulüne göre yürütün. E-belge ile e-Defter farklıdır: biri işlemin belgesi, diğeri defter kayıtlarıyla ilgilidir. Dönem sonunda satış listesini belge numaralarıyla eşleştirin, eksikleri ayırın ve elektronik kayıtların okunabildiğini kontrol edin. Hizmet değişikliğinde arşiv ve erişim düzenini dosya devrinin parçası yapın.
Örnek: Yüz faturanın tür ve iletim kontrolü
Kurgusal satıcı e-Fatura ve e-Arşiv kayıtlıdır; fatura gereken 100 işlemin 30 alıcısı e-Fatura kayıtlı, 70’i diğer alıcıdır. Özel istisna bulunmadığı ve kayıt durumlarının doğru olduğu varsayılır.
- Kayıtlı 30 alıcı için 30 e-Faturayı kontrol edin.
- Diğer 70 alıcı için 70 e-Arşiv Faturayı eşleştirin: 30 + 70 = 100.
- İletimi tamamlanmış 98 ve eksik 2 belgeyi ayırın: 98 + 2 = 100.
- İki eksik iletimi çözün ve tamamlanmış iletim sayısını 100 olarak doğrulayın.
Kurguda 30 e-Fatura ve 70 e-Arşiv Fatura bulunur; 2 eksik giderildiğinde 100 iletim tamamlanır. Bu sonuç vergi ödemesini veya mal teslimini doğrulamaz.
E-belge ile karıştırılan kavramlar
Kağıdın görüntüsüdür; ilgili sistemde usulüne uygun elektronik belge düzenleme ve iletme işleminin yerine geçmez.
Defter kayıtlarının elektronik biçimidir; satış veya sevk belgesinin kendisi değildir.
Düzenlenmiş belgenin muhatabına usulüne uygun ulaşmasıdır; taslağın oluşturulmasından farklı aşamadır.
Satıcı ne yapmalı?
- İşlem için gereken belge türünü ve elektronik zorunluluğu belirleyin.
- Fatura öncesi alıcının e-Fatura kayıt durumunu doğrulayın.
- Uygun yararlanma yöntemini ve belge kapsamını seçin.
- Belge bilgileriyle iletim sonucunu birlikte kontrol edin.
- İmzalı veya mühürlü elektronik kayıtları erişilebilir saklayın.
- Eksik, iptal ve düzeltme kayıtlarını dönem sonunda eşleştirin.
İlgili rehberler
E-belge hakkında sık sorulanlar
E-belge ile e-Fatura aynı şey mi?
Kağıt faturayı tarayıp göndermek e-Fatura olur mu?
2026’da bütün satıcıların e-Arşiv geçiş tarihi aynı mı?
Elektronik belgeyi yazdırıp asıl dosyayı silebilir miyim?
Entegratör belgeleri saklıyorsa sorumluluğum biter mi?
Öteki terimler
- Amortisman
- Ba-Bs formu
- Basit usul vergilendirme
- Damga vergisi
- E-arşiv fatura
- E-Defter
- E-fatura
- E-SMM
- E-ticaret için şirket kurma
- Esnaf muafiyeti
- Fatura
- Geçici vergi
- Genç girişimci istisnası
- GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı)
- GİB e-Arşiv Portal
- Gider pusulası
- İade faturası
- İhracatta KDV iadesi
- İrsaliyeli fatura
- KDV (katma değer vergisi)
- KDV beyannamesi
- KDV dahil fiyat
- KDV istisnası
- KDV tevkifatı