E-ticaret sözlüğüVergi, fatura ve muhasebe

İrsaliyeli fatura nedir?

İrsaliyeli fatura, mal satışında faturayla sevk irsaliyesinin bilgilerini ilgili kurallara uygun tek belgede birleştirerek hem satış bedelini hem sevki belgeleyen belgedir. Klasik matbu düzen ve elektronik faturanın irsaliye işlevi kendi koşullarıyla değerlendirilir.

Son kontrol: 26 Ekim 20265 resmî kaynakGündem Masası

Tanım

İrsaliyeli fatura, mal satışında faturayla sevk irsaliyesinin bilgilerini ilgili kurallara uygun tek belgede birleştirerek hem satış bedelini hem sevki belgeleyen belgedir.

Bir bakışta

Temel işlevSatış bedeli ve sevk bilgisi aynı belgede

Klasik nüsha düzeni211 Tebliğ: en az 3 nüsha; 2’si araçta

Elektronik çıktı509 V.5.1–V.5.2 ve GİB Kılavuz 15.4 koşulları

Örnek tek satış5 × 200 TL = 1.000 TL; kurgu

Nüsha ayrımı3 nüsha, aynı satışın örnekleridir; kurgu

İrsaliyeli fatura hangi iki işlevi birleştirir?

Fatura müşterinin borçlandığı satış bedelini, irsaliye ise malın sevkini belgeleyen farklı işlevlere sahiptir. 211 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği bu bilgilerin irsaliyeli fatura adı altında tek belgede birleştirilmesini düzenler. Birleşik belge kullanıldığında da ürün, miktar, bedel ve gönderim bilgileri gerçek işlemi anlatmalıdır. Yalnız faturanın üzerine kargo takip numarası eklemek, bütün birleşik belge koşullarının sağlandığını göstermez. Satıcı önce hangi belge düzenine tabi olduğunu, ardından o düzenin zorunlu bilgilerini belirlemelidir.

232 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği, irsaliyeli fatura yanında fatura ve sevk irsaliyesinin ayrı kullanılabilmesine de imkân verir. Dolayısıyla eski 211 metnindeki bütün yıl yalnız birleşik belge kullanma sınırlamasını bugünün değişmez kuralı diye aktarmayın. Satılan malın satıcı tarafından taşındığı veya taşıttırıldığı işlemle, alıcının taşıdığı işlem aynı sorumluluk akışı değildir. Tebliğ, alıcının taşıması veya taşıttırmasında sevk irsaliyesinin alıcı tarafından düzenlenmesini de açıklar. Satış ve taşıma olayını gerçek taraflarıyla eşleştirmek belge seçiminden önce gelir.

Klasik matbu belgede nüsha ve zaman nasıl değerlendirilir?

211 Sıra No.lu Tebliğdeki klasik matbu irsaliyeli fatura düzeninde en az 3 nüsha ve bunların 2’sinin malı taşıyan araçta bulundurulması öngörülür. Düzenleme tarihi ve saatiyle gönderim ve müşteri bilgileri de belge içeriğindedir. Bu nüsha kuralını, bütün elektronik faturaların kâğıt çıktısına doğrudan uygulamayın; elektronik belgenin irsaliye yerine kullanılmasının ayrı koşulları vardır. Ayrıca elektronik belge zorunluluğuna tabi bir satıcı, yalnız klasik düzeni anlattığı için matbu belgeye dönebilmiş sayılmaz. Kullanılacak biçim güncel yükümlülükle uyumlu olmalıdır.

İrsaliyeli faturanın işlevi satış ve sevk bilgisini birlikte sunmaktır. Sonradan fatura düzenlenmesine ilişkin genel süreyi sevk belgesini de sonradan hazırlama izni gibi okumayın. Vergi Usul Kanunu md. 231/5’te faturanın teslim veya hizmetten itibaren azami 7 günlük genel süresi yer alırken, sevk akışı kendi belge ve zaman koşullarıyla yürür. Hazırlama ekibi malın hangi belgeyle yola çıkacağını bilmelidir. Eksik belgeyi sevkiyat tamamlandıktan sonra bulmayı planlamak yerine, çıkıştan önce doğru belge türü ve gerçek ürün bilgilerini kontrol edin.

Elektronik fatura ne zaman irsaliye yerine geçer?

509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği V.5.1 ve V.5.2 ile GİB E-İrsaliye Uygulama Kılavuzu bölüm 15.4, belirli koşullarla elektronik fatura çıktısının sevk irsaliyesi yerine kullanılmasını açıklar. Malın teslimi anında düzenleme, tarih yanında saat ve dakika, ilgili ibare ve satıcı veya yetkilisinin kâğıt çıktıyı imzalaması birlikte aranır. E-Fatura veya E-Arşiv belgesine yalnız “İrsaliye yerine geçer.” yazmak yeterli değildir. Satıcının belge ve sevk kontrolü bu koşulların tamamını kapsamalıdır.

Güncel Tebliğ E-Arşiv çıktısında ıslak imza veya hazır imzalı biçimi de açıklar. Bu imkânı belgenin diğer koşullarını kaldıran bir yol gibi kullanmayın. Kılavuz bölüm 15.4, koşulları sağlayan bu durumda ayrıca E-İrsaliye düzenlenmesine gerek bulunmadığını belirtir. Fatura önceden düzenlenmiş, mal daha sonra sevk edilecekse Kılavuz bölüm 15.3 ayrı E-İrsaliyede önceki faturanın bilgilerini ilişkilendiren akışı anlatır. Önceden düzenlenmiş her faturanın sonradan yapılacak bütün sevklere tek başına yeterli olduğu varsayılmaz; gerçek düzenleme ve sevk zamanı esas alınır.

Birden fazla nüsha satış toplamını çoğaltır mı?

Sayfadaki tamamen kurgusal örnekte klasik matbu düzenin kullanılabildiği bir satış varsayılır. Tüm vergiler dahil birim bedeli 200 TL olan 5 ürün için toplam 1.000 TL’dir; başka ücret veya işlem yoktur. Aynı belgenin 3 nüsha hazırlanması, 3 ayrı satış yapılması değildir. Bu nüshaların toplamlarını yeniden toplayıp 3.000 TL satış yazmak yanlış olur. Her nüsha aynı satışın aynı belge numarasıyla ilişkili örneğidir. Bu anlatım tamamlanmış bir fatura şablonu veya gerçek vergi hesabı değil, nüshayla işlem adedinin ayrımını gösterir.

Ürün adedi, belge adedi, nüsha adedi ve para hareketi ayrı ölçülerdir. Bir belgede birden fazla ürün bulunması, her ürünün ayrı fatura olduğu şeklinde sayılmaz. Bir satış için farklı belge hareketleri oluştuğunda da hangi kaydın asıl satışa, hangisinin sevk veya düzeltmeye ait olduğunu açık tutun. Muhasebe dosyasına aynı belgenin iki görüntüsü gelmişse numara ve tutarla tekrar kontrolü yapın. Belgelerin aynı tutarı taşıması, farklı belge numaralarının aynı işlem olduğu sonucunu tek başına vermez; gerçek ilişki sipariş ve belge kayıtlarıyla doğrulanır.

Satıcı çıkış öncesi neyi kontrol etmeli?

Elektronik belge kapsamını, faturanın ne zaman düzenlendiğini ve malı kimin taşıdığını belirleyin. Ürün, miktar, alıcı, teslim adresi ve zaman bilgisini hazırlanan gönderiyle eşleştirin. Klasik birleşik belgeyle elektronik çıktının irsaliye işlevini kendi koşullarıyla ayırın. Kargo etiketi taşıyıcının yönlendirme kaydıdır; vergi belgesinin yerine kendiliğinden geçmez. Son kontrolde yalnız bir dosyanın varlığına bakmayın: dosyanın ilgili satışa ait olduğunu, kullanılacak biçimin doğru olduğunu ve sevkte gereken belgenin erişilebilir bulunduğunu doğrulayın.

06 · Örnek

Örnek: Üç nüshayı üç satış olarak saymama

Kurgusal satışta klasik matbu irsaliyeli fatura düzeninin kullanılabildiği varsayılır; tüm vergiler dahil 200 TL birim bedelli 5 ürün satılır. Başka ücret veya işlem yoktur ve aynı belge 3 nüsha hazırlanır.

Tek satışın toplamı: 5 × 200 TL = 1.000 TL.
Aynı belge numarası ve satış bilgisiyle 3 nüsha bulunduğunu kontrol edin.
Klasik düzende 2 nüshanın araçta bulundurulması koşulunu uygulayın.
Muhasebe takibinde 3 nüshayı 3 satış gibi toplayıp 3.000 TL yazmayın.

Sonuç

Satış toplamı 1.000 TL’dir; nüsha sayısı satış tutarını çoğaltmaz. Örnek klasik matbu düzen varsayımıdır; elektronik çıktıda evrensel 3 nüsha zorunluluğu veya gerçek vergi hesabı oluşturmaz.

07 · Fark

İrsaliyeli fatura ile karıştırılan kavramlar

İrsaliyeli fatura ≠ İrsaliye yerine kullanılan elektronik çıktı

Elektronik faturanın kendi koşullarıyla üstlendiği sevk işlevidir; klasik matbu belgenin bütün nüsha kuralları doğrudan aktarılmaz.

İrsaliyeli fatura ≠ Sevk irsaliyesi

Malın sevkini belgeler; birleşik belge dışında faturadan ayrı düzenlenebilen belgedir.

İrsaliyeli fatura ≠ Kargo etiketi

Taşıyıcı yönlendirme ve takip kaydıdır; tek başına fatura veya sevk belgesi değildir.

08 · Satıcı için

Satıcı ne yapmalı?

Güncel elektronik belge yükümlülüğünü belirleyin.
Malı kimin taşıdığını ve faturanın zamanını kontrol edin.
Ürün, miktar, bedel, alıcı ve adresi eşleştirin.
Klasik belgeyle elektronik çıktı koşullarını ayrı uygulayın.
Sevk sırasında gereken belgeyi hazır ve erişilebilir tutun.
Aynı belgenin nüshalarını tekrar satış olarak saymayın.

09 · Devamı

İlgili rehberler

10 · Sık sorulanlar

İrsaliyeli fatura hakkında sık sorulanlar

İrsaliyeli fatura yanında ayrı fatura ve irsaliye kullanılır mı?

232 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği buna imkân verir. Eski 211 metnindeki yıl boyunca yalnız birleşik belge kullanma sınırlaması değişiklik dikkate alınmadan aktarılmamalıdır; güncel elektronik belge yükümlülükleri de ayrıca uygulanır.

Her elektronik fatura irsaliye yerine geçer mi?

509 Tebliğ V.5.1–V.5.2 ve GİB Kılavuz 15.4 koşulları birlikte sağlanmalıdır: teslim anında düzenleme, saat/dakika, ilgili ibare ve imzalı kâğıt çıktı. Sadece ibare eklemek yeterli değildir.

Klasik matbu irsaliyeli faturada kaç nüsha vardır?

211 Sıra No.lu Tebliğ en az 3 nüsha ve bunların 2’sinin araçta bulunmasını öngörür. Bu klasik düzen kuralı bütün E-Fatura veya E-Arşiv çıktıları için evrensel nüsha sayısı olarak kullanılamaz.

Fatura önceden kesilmişse sonraki sevkte ne olur?

GİB E-İrsaliye Uygulama Kılavuzu 15.3, malın fiilî sevkinden önce fatura varsa düzenlenecek E-İrsaliyede ilgili faturanın bilgilerine yer verilmesini açıklar. Önceden düzenlenen her fatura sonraki bütün sevklerin belgesi sayılmaz.

Üç nüsha varsa satış tutarı üç kez mi kaydedilir?

Aynı belgenin nüshaları aynı satışın örnekleridir. Kurgusal 1.000 TL satışın 3 nüshası 3.000 TL satış değildir; belge numarası ve gerçek işlemle tekrar kontrolü yapılır.