E-ticaret sözlüğüVergi, fatura ve muhasebe

Özel entegratör nedir?

Özel entegratör, GİB’den izin alarak mükelleflerin elektronik belgelerini kendi bilgi işlem sistemi üzerinden oluşturma, imzalama ve iletme gibi işlemlerine hizmet veren kuruluştur. İzin kapsamı, kullanıcı kaydı, iletim ve saklama ayrı kontrollerle izlenir.

Son kontrol: 26 Ekim 20262 resmî kaynakGündem Masası

Tanım

Özel entegratör, GİB’den izin alarak mükelleflerin elektronik belgelerini kendi bilgi işlem sistemi üzerinden oluşturma, imzalama ve iletme gibi işlemlerine hizmet veren kuruluştur.

Bir bakışta

Temel düzenleme509 Sıra No.lu Tebliğ V.1.2

Yöntem seçenekleri3 yöntem; portal, özel ve doğrudan entegrasyon

Muhafaza ve ibraz509 VI; VUK md. 253 ve md. 256

Hizmet başlangıcıKullanıcı kaydı ve ilgili onay; 509 V.1.4

Özel entegratör e-ticaret satıcısı için ne yapar?

509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin V.1.2 bölümü, özel entegratör yöntemini düzenler. Teknik yeterliliği bulunan ve Gelir İdaresi Başkanlığından izin almış kuruluşlar, mükelleflere elektronik belge ve rapor oluşturma, onaylama, zaman damgası kullanma ve ilgili kayıtları iletme hizmeti verebilir. Satıcı, kendi satış verilerini bu sistemde doğru belgeye dönüştürür. Hizmetin konusu yalnız belgenin ekranda görünmesi değildir; mevzuata uygun oluşturma, imzalama ve iletim adımları da izlenir. Satış tutarı, alıcı ve vergi bilgileri işletmenin gerçek işlemiyle uyumlu olmalıdır.

E-belge hizmeti ile pazaryerindeki ürün, stok ve siparişleri yöneten ticari yazılım aynı kavram değildir. Bir yazılım bu işlevleri birlikte sunabilir veya izinli belge hizmetine bağlanabilir. Bu durumda belgeyi hangi kuruluşun hangi izin kapsamında oluşturduğu ve sözleşmenin hangi hizmetleri kapsadığı kontrol edilir. Siparişin pazaryerinden aktarılmasıyla faturanın usulüne uygun gönderilmesi ayrı adımlardır. Satıcı, aktarım hatasını, belge taslağını ve tamamlanmış iletimi aynı durum gibi görmemelidir. Belge numarasıyla sipariş kaydının eşleşmesi günlük kontrolün parçasıdır.

Portal, özel entegratör ve doğrudan entegrasyon farkı nedir?

Tebliğin V.1 bölümü 3 yöntem sayar: GİB portalı, özel entegratör sistemi ve işletmenin kendi sisteminin doğrudan entegrasyonu. Portal yöntemi temel işlemleri GİB’in sunduğu arayüzlerle yürütür; doğrudan entegrasyonda mükellefin sistemi teknik hazırlık, başvuru ve onay sürecinden geçer. Özel entegratör yönteminde belge işlemleri izinli kuruluşun sistemi üzerinden sağlanır. Yöntem seçimi ile belge türünün seçimi farklıdır. E-Fatura veya e-Arşiv gerekip gerekmediği, tarafların kayıt durumu ve ilgili düzenleme koşullarıyla belirlenir.

V.1.4 bölümünde özel entegratörün müşteri bilgilerini GİB sistemine yüklemesi, ilgili mesaj yapısına uygun onayı alması ve kullanıcı hesabının tanımlanması sonrasında hizmetin başlaması açıklanır. Ticari paketin satın alınması, bütün uygulamalarda kaydın açıldığını gösteren tek kanıt değildir. İhtiyacınız olan belge türleri için kayıt ve hizmet kapsamını doğrulayın. Örneğin e-İrsaliye sevk işlemini, satış faturası ise satışın belgelendirilmesini izler. Birinin bulunması diğerinin gerekliliğini veya iletim durumunu tek başına sonuçlandırmaz; işlemler kendi kayıtlarıyla kontrol edilmelidir.

İmza, mali mühür ve saklama sorumluluğu kimde?

509 Sıra No.lu Tebliğin V.2 ve V.9 bölümleri elektronik belgelerin onaylanmasını düzenler. Özel entegratör üzerinden hizmette, mükellefin istemesi halinde ilgili usul ve esaslarla entegratörün mali mührünün kullanılabilmesi mümkündür. Bu izin, satıcının belge içeriğine ve kayıt yükümlülüklerine ilişkin sorumluluğunu hizmet sağlayıcıya bütünüyle devreden bir anlaşma değildir. Hangi onay yönteminin kullanıldığını, kimin hangi işlemi yapabildiğini ve hatalı belge durumunda izlenecek yolu hizmet başlamadan belirleyin. Uygulamadaki kullanıcı yetkileri işletmenin gerçek görev paylaşımıyla eşleşmelidir.

Tebliğin VI. bölümü ve VUK md. 253 ile md. 256, muhafaza ve ibraz takibinde önemlidir. Düzenleyenin elektronik kaydı imza veya mali mührü de içerecek biçimde korunur; yalnız kağıt çıktı saklanması yeterli değildir. VUK md. 253 kapsamındaki defter ve belgeler için ilgili yılı izleyen takvim yılından başlayan 5 yıllık süre bulunur; başka mevzuattan doğan süreler de gözetilir. Üçüncü kişiden saklama hizmeti almak asli sorumluluğu kaldırmaz. Entegratörlük hizmeti ile saklama hizmetinin izin ve sözleşme kapsamını ayrı kontrol edin.

Paket ve kullanım maliyeti nasıl okunur?

Kurgusal bir yıllık hizmette paket bedeli KDV hariç 1.200 TL ve pakete dahil kullanım 1.000 belge olsun. Satıcının yıllık kullanımı 1.600 belgeye çıkarsa, sözleşmede her aşan belgenin 0,50 TL olduğu varsayımıyla 600 ek belge için 300 TL hesaplanır. Başka bedel bulunmadığı kabulüyle toplam hizmet bedeli KDV hariç 1.500 TL olur. Rakamlar gerçek bir kuruluşun tarifesi değildir. Örnek yalnız sabit paket bedeli ile miktara bağlı ek kullanımın nasıl birlikte hesaplanacağını gösterir; vergi dahil ödeme tutarı vermez.

Gerçek sözleşmede “belge” veya “kontör” olarak sayılan birimin kapsamını okuyun. Gönderilen, alınan, iptal edilen veya yeniden denenen kayıtların nasıl ücretlendirildiğini varsaymayın; sözleşme ve tarife üzerinden belirleyin. Aktivasyon, saklama, kullanıcı, bağlantı veya veri aktarımı için ek bedel olup olmadığını öğrenin. Kalan kullanım hakkının geçerlilik süresini ve hizmet sona erdiğinde hangi kayıtların teslim edileceğini yazılı netleştirin. Böylece sadece ilk görünen paket tutarıyla bütçe oluşturmak yerine, gerçek belge hacminize uygun toplam bedeli hesaplayabilirsiniz.

Hizmet değiştirirken hangi kayıtlar korunmalı?

Tebliğin V.1.2 bölümü hizmet sırasında öğrenilen ticari sırların güvenliği ve gizliliği için entegratöre sorumluluk yükler. VI. bölüm de belgelere kolay erişim, eksiksiz görüntüleme ve ibraz imkanının korunmasını ister. Hizmet değişiminde oluşturulmuş belgeleri, imzalı elektronik kayıtları ve iletim durumlarını dışarı alarak açılabildiklerini kontrol edin. Yeni hizmetin başlangıcı ile eski kaydın devri arasında belgesiz işlem bırakmayın. Vergi ve muhasebe süreçlerini mali müşavir ile eşleştirin; fatura arşivini yalnız hizmet hesabındaki görüntüye bağlı tutmayın.

06 · Örnek

Örnek: Kurgusal paket bedeli ve belge aşımı

Örnek yıllık paket KDV hariç 1.200 TL ve 1.000 belge içerir; yıllık kullanım 1.600 belgedir. Aşan her belgenin 0,50 TL olduğu ve başka bedel bulunmadığı varsayılır; rakamlar gerçek firma tarifesi değildir.

Aşan kullanımı bulun: 1.600 − 1.000 = 600 belge.
Ek kullanım bedelini hesaplayın: 600 × 0,50 = 300 TL.
KDV hariç toplamı bulun: 1.200 + 300 = 1.500 TL.

Sonuç

Kurguda yıllık bedel KDV hariç 1.500 TL’dir; yalnız 1.200 TL paket bedelini bütçelemek 300 TL eksik hesap olur.

07 · Fark

Özel entegratör ile karıştırılan kavramlar

Özel entegratör ≠ Pazaryeri entegrasyonu

Ürün, stok ve sipariş aktarımını sağlayan işlevdir; GİB izinli e-belge hizmetiyle aynı kavram değildir.

Özel entegratör ≠ Doğrudan entegrasyon

Mükellefin kendi bilgi işlem sisteminin GİB sistemiyle izin ve onay kapsamında bağlanmasıdır.

Özel entegratör ≠ Elektronik saklama hizmeti

Elektronik kayıtların muhafaza hizmetidir; entegratörlük ve saklama izinleriyle sözleşme kapsamı ayrı kontrol edilir.

08 · Satıcı için

Satıcı ne yapmalı?

Gerekli belge türlerini ve hizmet kapsamını belirleyin.
Kuruluşun GİB iznini ve ilgili kullanıcı kaydını doğrulayın.
Belge oluşturma, onay ve iletim durumlarını ayrı izleyin.
Paket, aşım birimi ve ek hizmet bedellerini yazılı okuyun.
İmzalı veya mühürlü elektronik arşivin erişimini kontrol edin.
Hizmet değişikliğinde kayıt ve arşiv devrini tamamlayın.

09 · Devamı

İlgili rehberler

10 · Sık sorulanlar

Özel entegratör hakkında sık sorulanlar

Özel entegratör kullanmak zorunlu mu?

509 V.1, GİB portalı, özel entegratör ve doğrudan entegrasyon yöntemlerini sayar. Kullanılacak yöntem ilgili uygulamanın koşulları ve işletmenin hazırlığına göre belirlenir; her yöntemin başvuru ve teknik gerekleri vardır.

Pazaryeri siparişlerini aktaran her yazılım özel entegratör mü?

Sipariş aktarımı ile GİB izinli e-belge hizmeti farklı işlevlerdir. Yazılım izinli kuruluşa bağlanabilir; belge hizmetini hangi kuruluşun hangi izin kapsamında verdiği kontrol edilmelidir.

Entegratör benim yerime mali mühür kullanabilir mi?

509 V.2 ve V.9 kapsamında, mükellefin istemesi halinde belirlenen usullerle özel entegratörün mali mührü kullanılabilir. Bu işlem belge içeriği ve muhafazaya ilişkin mükellef sorumluluğunu bütünüyle devretmez.

Hizmet sağlayıcı belgeleri saklıyorsa sorumluluğum biter mi?

509 VI, üçüncü kişiden saklama hizmeti alınmasının asli muhafaza ve ibraz sorumluluğunu kaldırmadığını belirtir. Elektronik kayda imza veya mühürle birlikte erişim ve ibraz imkanı korunmalıdır.

Paket fiyatı yıllık ödeyeceğim toplam tutar mı?

Paketin dahil kullanım miktarı, aşım bedeli, ek hizmetler ve vergi durumu sözleşmeden okunur. Örnekte 1.200 TL paket ile 300 TL ek kullanımın toplamı KDV hariç 1.500 TL’dir; bunlar gerçek firma fiyatı değildir.