Kargo etiketi nedir?
Kargo etiketi, gönderinin taşıyıcı tarafından tanınması, yönlendirilmesi ve izlenmesi için paket üzerine yerleştirilen adres, hizmet ve barkod bilgilerini taşıyan etikettir. Etiket oluşturulması ile taşıyıcının paketi fiziksel olarak kabul etmesi ayrı olaylardır.
Tanım
Kargo etiketi, gönderinin taşıyıcı tarafından tanınması, yönlendirilmesi ve izlenmesi için paket üzerine yerleştirilen adres, hizmet ve barkod bilgilerini taşıyan etikettir.
Bir bakışta
Kargo etiketinde hangi bilgiler işe yarar?
Etiket, fiziksel paketle taşıyıcının elektronik gönderi kaydını eşleştirir. FedEx’in kendi Türkiye etiketleme sayfası gönderici, alıcı, hizmet ve barkod bilgisini bu işlev içinde açıklar. Satıcı için önemli kontrol, doğru siparişin doğru paketle ve doğru gönderi kaydıyla eşleşmesidir. Müşteri adresini güncel siparişten alın; eski bir çıktıyı benzer isim gördüğünüz için kullanmayın. Aynı müşterinin farklı günlerdeki siparişlerinde bile paket içeriği ve gönderi kaydı değişebilir. Etiketi yalnız isim doğrulamasıyla değil ilgili sipariş ve gönderiyle birlikte kontrol edin.
Sipariş numarası, ürün kodu ve taşıyıcının takip bilgisi farklı kayıtları tanımlar. Ürün kodu kutudaki ürün çeşidini ayırt etmeye yararken gönderi etiketi taşınan paketin operasyon kaydına bağlıdır. Bu numaraları tek alan gibi kullanmak, yanlış paketin doğru siparişe bağlanmasına yol açabilir. Bir sipariş farklı paketlere ayrılıyorsa parçaların nasıl etiketleneceğini kullanılan taşıyıcı veya pazaryeri akışından doğrulayın. Aynı etiketi farklı paketlere çoğaltarak gönderi oluşturmayın; çok parçalı gönderinin sistemdeki paket eşleşmesini koruyun.
Etiket oluşturuldu demek kargoya verildi demek mi?
UPS kendi takip açıklamasında “Etiket Oluşturuldu” durumunu gönderi ayrıntıları ile fatura bilgilerinin alındığı aşama olarak açıklar; “Gönderildi/Yolda” aşamasında paketin alındığını açıklar. FedEx’in takip SSS’si de etiket oluşturulmasıyla paketin tesise ulaşmasını veya kuryece alınmasını ayrı olaylar olarak gösterir. Bu nedenle yalnız çıktı oluştuğu için müşteriye fiziksel kabul tamamlandı bilgisi vermeyin. Gerçek kabul olayını veya taşıyıcıdan alınan ilgili kaydı izleyin. Takip bilgisinin hangi aşamayı gösterdiğini paneldeki metne göre açıklayın.
Kurgusal bir siparişte etiket 10.00’da oluşturulup paket 13.00’te fiziksel olarak kabul edilmiş olsun. Aradaki 3 saat hazırlık veya kabul bekleme aralığıdır; bütün taşıyıcılar için ortak süre değildir. Ekspres kargo seçilmiş olsa bile etiketi oluşturma saatini kabul saati yerine yazmayın. Hazırlanan, teslim edilen ve teslim alındığı doğrulanan paketleri ayrı izleyin. Gün sonu listesinde etiket var fakat kabul kaydı yoksa paketin rafta mı kaldığını, iptal mi edildiğini veya kabul bilgisinin henüz gelmediğini araştırın.
Etiket nasıl yerleştirilir ve okunabilir tutulur?
FedEx’in kendi rehberi etiket ve barkod bilgilerinin görünür kalmasını, barkodun bantla kapatılmamasını, etiketin kenara sarılmamasını ve yeniden kullanılan kutudaki eski etiketlerin çıkarılmasını söyler. Bu kuralları kullanılan hizmetin güncel paketleme talimatıyla uygulayın. Ambalaj seçerken etiketin düz yerleşeceği alanı da planlayın. Yazıcıdan çıkan metinle barkodun kesilmediğini kontrol edin. Ölçeği rastgele küçülterek sığdırmak yerine taşıyıcının kabul ettiği çıktı biçimini kullanın; her firmada zorunlu ortak etiket ölçüsü bulunduğunu varsaymayın.
Kutunun üzerinde eski alıcı veya eski takip bilgisi kalması yeni gönderiyi karıştırabilir. Paket kapatıldıktan sonra son kontrol yapın; çıktı hazırlama masasında doğru olsa da yanlış kutuya yapıştırılmış olabilir. Hasarlı veya okunmayan baskıyı kullanılabilir çıktıdan ayırın. Yeniden baskıda doğru aktif gönderinin belgesini aldığınızı doğrulayın ve kullanılmayacak kopyaları sevk alanından kaldırın. Etiketin okunabilir olması kutu içeriğinin doğru olduğunu tek başına göstermez; ürün kontrolü ve paket eşleştirmesi ayrı tamamlanır.
Kargo etiketi fatura veya irsaliye yerine geçer mi?
Kargo etiketi tek başına gerekli mali belgeyi oluşturmaz. Vergi Usul Kanunu md. 230 kapsamında irsaliye ticari mal hareketinin belgesidir. e-İrsaliye için elektronik düzenleme ve iletim koşulları bulunur. Paket üstünde barkod görülmesi bu yükümlülüklerin yerine getirildiğini kanıtlamaz. Satış faturası, sevk belgesi ve taşıyıcı gönderi kaydını kendi işlevleriyle eşleştirin. Belgenin irsaliye yerine kullanılabildiği özel durumda da ilgili şartların tamamı kontrol edilir; taşıyıcı etiketi basılması o istisnayı kendiliğinden oluşturmaz.
İade kargo kodu da müşterinin geri gönderim işlemine ilişkin farklı bir kayıttır. İlk sevkin etiketini iade sürecine ait geçerli belge kabul ederek yeniden kullanmayın. İadenin hangi taşıyıcıya, hangi adrese ve hangi sipariş için yapılacağını doğrulayın. Paket üzerindeki önceki yönlendirme bilgisini yeni işlemle karıştırmayın. Müşteri hizmetleri bir etiket hatası alırsa yalnız yeni çıktı göndermekle yetinmesin; yanlış paketin yola çıkıp çıkmadığını ve aktif gönderi kaydının durumunu da kontrol etsin.
Etiket baskısının maliyeti nasıl izlenir?
Sayfadaki kurgu yalnız baskı sarfını ölçer. Bir çıktı 3 TL kabul edildiğinde 100 kullanılabilir etiket için 300 TL, yanlış basılıp elenen 5 çıktı için 15 TL harcanır; toplam 315 TL olur. Rakamlar gerçek yazıcı veya sarf fiyatı değildir. Bu toplam taşıma bedeli, işçilik ve yeniden paketleme gibi diğer maliyetleri içermez. Yanlış baskıyı saymak, aynı hatanın hangi aşamada tekrarlandığını bulmaya yardımcı olur. Kullanılabilir çıktı sayısıyla toplam baskı sayısını ayrı tutun; elenen kopyaları gönderilmiş paket sayısına eklemeyin.
Örnek: Kullanılabilir çıktı ile baskı sarfını ayırma
Kurgusal 100 fiziksel paket için uygun gönderi kayıtlarına bağlı toplam 100 kullanılabilir etiket hazırlanır. Hatalı basılmış 5 çıktı kullanılmadan elenir; her baskının yalnız sarf maliyetinin 3 TL olduğu varsayılır.
- Kullanılabilir baskı: 100 × 3 TL = 300 TL.
- Elenen hatalı baskı: 5 × 3 TL = 15 TL.
- Toplam baskı: 100 + 5 = 105 çıktı.
- Toplam sarf maliyeti: 105 × 3 TL = 315 TL.
- 100 kullanılabilir etiketi ilgili 100 paketle eşleştirin; 5 elenen kopyayı sevk alanından kaldırın.
100 kullanılabilir çıktı için toplam 315 TL sarf kullanılır; 15 TL hatalı baskıya aittir. 105 baskı 105 gönderi değildir; hesap taşıma, işçilik ve diğer maliyetleri kapsamaz.
Kargo etiketi ile karıştırılan kavramlar
Satış kaydını tanımlar; taşıyıcının fiziksel gönderi kaydıyla aynı tanımlayıcı değildir.
Vergi Usul Kanunu md. 230 kapsamında ticari mal hareketini belgeler; taşıyıcı etiketinin işlevi farklıdır.
Geri gönderim işlemine ait kayıttır; ilk sevkin etiketi yerine aynı işlem gibi kullanılamaz.
Satıcı ne yapmalı?
- Sipariş, alıcı adresi ve aktif gönderi kaydını eşleştirin.
- Her fiziksel paketin taşıyıcı akışındaki doğru etiketi aldığını doğrulayın.
- Kesilmeyen ve okunabilir baskıyı uygun düz alana yerleştirin.
- Eski yönlendirme etiketlerini kaldırıp barkodu görünür tutun.
- Etiket oluşturma ile fiziksel kabul olayını ayrı izleyin.
- Yeniden baskı ve iptal edilen kopyaları kullanılabilir etiketlerden ayırın.
İlgili rehberler
Kargo etiketi hakkında sık sorulanlar
Kargo etiketi oluşturulduysa paket kargoda mı?
Barkodun üzerine şeffaf bant yapıştırabilir miyim?
Kargo etiketi irsaliye yerine geçer mi?
Aynı etiketi başka bir pakete de basabilir miyim?
Hatalı baskıların maliyeti nasıl hesaplanır?
Öteki terimler
- 3PL (üçüncü taraf lojistik)
- Ambalaj
- Aynı gün teslimat
- Cross-docking
- Desi
- e-İrsaliye
- E-ticaret deposu
- Ekspres kargo
- Emniyet stoğu
- FBA (Amazon lojistik hizmeti)
- FIFO
- Fulfillment (sipariş karşılama)
- Hacimsel ağırlık
- İrsaliye
- Kapıda ödeme
- Kargo entegrasyonu
- Kargo hasarı
- Kargo sigortası
- Kargo takip numarası
- Kurumsal kargo anlaşması
- Paletleme
- Soğuk zincir
- Son mil teslimat
- Stok devir hızı