Trendyol’da iade faturası: e-Arşiv iptali, gider pusulası ve kurumsal iade

Trendyol’da bireysel (nihai tüketici) müşteri ürünü iade ettiğinde satıcı olarak size “iade faturası” kesilmez ve siz de müşteriye ayrıca iade faturası kesmezsiniz. Trendyol’a göre e-Arşiv kullanıyorsanız ve iade, faturayı kestiğiniz günden itibaren 7 gün içinde size ulaştıysa faturayı kendi fatura sisteminizden iptal edebilirsiniz; daha sonra geldiyse gider pusulası düzenleyerek iadeyi alırsınız. Kurumsal faturalı siparişte ise iade faturasını müşteri, “İADE” fatura tipiyle size keser.

• Bireysel müşteride belge yükü satıcıdadır: e-Arşiv faturanın iptali ya da gider pusulası. Trendyol, iadede müşterinin fatura ibraz etmesinin zorunlu olmadığını belirtiyor.
• Trendyol’un fatura SSS’sine göre e-Arşiv faturalar için iade faturası kesilmiyor.
• Kurumsal müşteri iade faturasını “İADE” tipiyle düzenler ve açıklamaya hangi siparişe ait olduğunu yazar.
• GİB’in 509 Sıra No.lu Tebliği’ne göre e-ticaret e-Arşiv faturasındaki iade bölümü doldurulup imzalanırsa satıcının gider pusulası yerine geçer.
• İade edilen satışın KDV’si, KDV Kanunu’nun 35. maddesine göre değişikliğin olduğu dönemde düzeltilir.

Önce durumunuzu belirleyin: kim, hangi belgeyi düzenler?

Siparişin tüm ürünleri iade edildiyse Trendyol faturayı iptal edebileceğinizi söylüyor. Faturadaki ürünlerin yalnızca bir kısmı iade edildiyse Trendyol, faturayı iptal etmek yerine muhasebecinizle görüşmenizi öneriyor.

Bireysel müşteri iadesinde adım adım

1. İadeyi kontrol edin. İade “Aksiyon Bekleyen” statüsüne geçtiğinde Onayla ya da Ret Talebi adımlarından birini seçmeniz gerekir. Trendyol’a göre 2 iş günü içinde aksiyon alınmayan iadeler sistem tarafından otomatik onaylanır. Onaylamadan önce gelen ürünü müşterinin seçtiği iade sebebiyle karşılaştırın.
2. Fatura tarihine bakın. Satış faturasını kestiğiniz tarih ile iadenin size ulaştığı tarih arasındaki süreyi kontrol edin.
3. 7 gün içindeyse faturayı iptal edin. e-Arşiv kullanıcısıysanız ve iade 7 gün içinde geldiyse faturayı kendi fatura sisteminizden iptal edebilirsiniz. Trendyol e-dönüşüm hizmetini kullanıyorsanız, siparişteki tüm ürünlerin iptal veya iade edilmesi durumunda sipariş faturalarınız otomatik iptal edilir.
4. 7 günü geçtiyse gider pusulası düzenleyin. Gider pusulasına iade edilen ürünün cinsini, miktarını, birim fiyatını ve tutarını yazın; ilgili satış faturasının numarasını belirtin.
5. Onaylayın. Onayla butonuna bastığınızda iade “Onaylanan” statüsüne geçer ve müşteriye para iadesi yapılır.
6. Kayıtları muhasebecinize iletin. İptal edilen faturaları ve düzenlediğiniz gider pusulalarını dönem sonunda muhasebecinize gönderin.

Islak imza gerekiyor mu?

Trendyol, gider pusulalarında müşterinin ıslak imzasının bulunmasına gerek olmadığını yazıyor. GİB’in 509 Sıra No.lu Tebliği ise e-Gider Pusulası için genel kural olarak kâğıt çıktının muhatabına ıslak imzayla imzalatılmasını anlatıyor. Tebliğ, bunun yerine muhatabın bilgilerinin elektronik ortamda doğrulanarak düzenlenmesine de Başkanlığın belirlediği mükellefler için imkân tanıyor. GİB’in Kasım 2025 tarihli e-Gider Pusulası Teknik Kılavuzu’na göre kargoyla yapılan iadelerde bu doğrulama “İADE KODU” ile yapılıyor. Hangi yöntemin size uygun olduğunu muhasebecinizle netleştirin.

GİB kuralları: e-Arşiv faturadaki iade bölümü ve e-Gider Pusulası

509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nin IV.2.4.5 bölümü, internet üzerinden satışta düzenlenen e-Arşiv faturalarda bir iade bölümü bulunmasını istiyor. Bu bölümde malı iade edenin adı soyadı, adresi, imzası ile iade edilen malın cinsi, miktarı, birim fiyatı ve tutarı yer alır. Tebliğe göre müşteri faturanın kâğıt çıktısını alıp iade bölümünü doldurur, imzalar ve malla birlikte satıcıya gönderirse bu belge satıcının düzenlediği gider pusulası yerine geçer.

Gider pusulası elektronik ortamda da düzenlenebilir. Tebliğe göre e-Gider Pusulası yeni bir belge türü değildir; kâğıt gider pusulasıyla aynı hukuki niteliğe sahiptir. Uygulamaya katılmak, GİB’in zorunlu tuttuğu mükellefler dışında isteğe bağlıdır ve e-Fatura kullanıcısı olmayı gerektirir. GİB’in teknik kılavuzunda nihai tüketiciye satılan malların iadesi için ayrı bir belge tipi tanımlı:

• Belge tipi alanına “IADE” yazılır (KDV mükellefi olmayanlardan yapılan alımlarda bu alan “SATIS” olur).
• Referans belge alanına iadeye konu faturanın bilgileri girilir.
• İade kargoyla yapıldıysa kargo firmasının vergi kimlik numarası, unvanı ve kargo yetki belgesi numarası yazılmalıdır.

Bu teknik ayrıntıları genellikle e-dönüşüm hizmet sağlayıcınızın ekranı doldurur. Sizin kontrol etmeniz gereken, iade edilen ürünün ve tutarın satış faturasıyla tutarlı olmasıdır.

2026’da e-Arşiv zorunluluğu

509 Sıra No.lu Tebliğ’e göre e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükelleflerin düzenleyeceği faturalar 1 Ocak 2026’dan itibaren tutarına bakılmaksızın e-Arşiv olarak düzenlenmelidir. Ticari kazancı basit usulde tespit edilen ve işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler için 31 Aralık 2026’ya kadar 3.000 TL sınırı uygulanıyor; bu mükelleflerde tutara bakılmaksızın zorunluluk 1 Ocak 2027’de başlıyor. Yani kâğıt faturayla çalışan satıcı sayısı giderek azalıyor ve iade belgeleri de büyük ölçüde elektronik ortama taşınıyor.

Kurumsal faturalı siparişte iade

Müşteri siparişi şirketi adına kurumsal faturayla verdiyse iade faturasını müşteri düzenler. Trendyol’un müşterilere yönelik kurumsal fatura sayfasına göre müşteri, iade kargo kodu oluşturmadan önce kendisine iletilen satıcı bilgileriyle iade faturası düzenlemelidir. Bu faturada:

• Fatura tipi “İADE” olmalıdır.
• Faturanın genel açıklama bölümünde hangi siparişe ait olduğu belirtilmelidir.

Müşteriye kurumsal fatura hiç ulaşmadıysa Trendyol, müşterinin Müşteri Hizmetleri’nden iade faturası düzenlemeden iade kargo kodu alabildiğini söylüyor. Kurumsal faturanın iletildiği kanıtlanırsa iade reddedilebiliyor. Bu yüzden kurumsal siparişlerde faturanızı zamanında kesip Trendyol’a yüklemeniz önemlidir.

Kurumsal siparişlerde Trendyol karşılamalı indirim varsa satış faturası, Trendyol’un karşıladığı indirim de düşülmüş tutar üzerinden kesilir ve indirim bedeli için Trendyol’a ayrı fatura düzenlenir. Trendyol’a kesmeniz gereken faturalar satıcı panelinde Finans > Fatura Listeleme > Trendyol’a Kesmem Gereken Faturalar ekranında listelenir.

İlgili sağlayıcılar

Bu konuda öne çıkan sağlayıcılar

Yazıda anlatılan ihtiyaç için incelediğimiz çözümlerden bazıları.

EDM BilişimTeklif bazlı fiyatlama

Siteye git →

Logo e-FaturaTeklif bazlı fiyatlama

Siteye git →

Uyumsoft e-FaturaTeklif bazlı fiyatlama

Siteye git →

Seçim editoryaldir, ücretli yerleşim değildir. Tüm e-fatura sağlayıcıları →

İadenin vergi ve hakediş etkisi

• KDV düzeltmesi: KDV Kanunu’nun 35. maddesine göre malların iade edilmesi gibi sebeplerle matrah değiştiğinde, satışı yapan mükellef borçlandığı vergiyi değişikliğin olduğu dönemde düzeltir. İade belgesi bu düzeltmenin dayanağıdır.
• E-ticaret stopajı: Trendyol’a göre ilgili ayda ve izleyen ay muhtasar beyanname verilene kadar onaylanan iadeler stopaj matrahından çıkarılır. Daha sonra gelen iadelerin etkisi için muhasebe kayıtlarınızı muhasebecinizle düzeltmeniz gerekir.
• Hakediş: Trendyol’a göre ödemeniz yapıldıktan sonra iade gelirse iade tutarı, iade talebi onaylandıktan sonraki ilk ödemeden düşülür.

Fatura yükleme oranınız da önemli. Trendyol, her sipariş için fatura yüklenmesi gerektiğini ve yükleme oranı belirlenen oranın altına düşerse 2 puanlık ihlal yansıtıldığını belirtiyor. İadeler kârınızı da etkiler; iade payını fiyatınıza nasıl yansıtacağınızı kâr marjı hesaplama ve Trendyol komisyon hesaplama araçlarıyla kontrol edebilirsiniz.

Bu rehber genel bilgi verir. Kısmi iade, kampanyalı satış ve kurumsal siparişler gibi durumlarda belge türünü mali müşavirinizle teyit edin. Satışa yeni başlıyorsanız gerekli kayıtları Evden satış evrakları 2026 ve Şahıs şirketi kurma maliyeti 2026 rehberlerinde bulabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Trendyol’da müşteri iadesinde iade faturası kesmem gerekir mi?

Bireysel müşteride hayır. Trendyol’a göre e-Arşiv faturalar için iade faturası kesilmiyor. İade 7 gün içinde geldiyse faturayı iptal edebilir, daha sonra geldiyse gider pusulası düzenleyebilirsiniz.

e-Arşiv fatura iadesinde gider pusulası nasıl düzenlenir?

Gider pusulasına iade edilen malın cinsini, miktarını, birim fiyatını ve tutarını, iade edenin bilgilerini ve ilgili satış faturasının numarasını yazarsınız. e-Gider Pusulası kullanıyorsanız GİB kılavuzuna göre belge tipi “IADE” seçilir.

Kurumsal müşteri iadesinde faturayı kim keser?

Müşteri keser. Trendyol’a göre kurumsal müşteri, iade kargo kodu oluşturmadan önce fatura tipi “İADE” olan ve açıklamasında siparişi belirten bir iade faturasını satıcıya düzenlemelidir.

Faturasını kesmediğim bir sipariş iade edilirse ne yapmalıyım?

Trendyol’a göre iade siparişiniz için henüz fatura kesmediyseniz fatura kesmenize gerek yoktur. Siparişin bir kısmı iade edildiyse kalan ürünlerin faturalandırılmasını muhasebecinizle netleştirin.

İade onaylanmazsa ne olur?

Trendyol’a göre Aksiyon Bekleyen statüsündeki iadeler için 2 iş günü içinde aksiyon alınmazsa iade sistem tarafından otomatik onaylanır.

İade edilen siparişin stopajı geri alınır mı?

Trendyol’a göre ilgili ayda ve izleyen ay muhtasar beyanname verilene kadar onaylanan iadeler stopaj matrahından çıkarılır. Daha sonraki iadeler için muhasebe kayıtlarınızı muhasebecinizle düzeltirsiniz.

Kaynaklar: Trendyol Satıcı Bilgi Merkezi, Onaylanan İade; Trendyol Satıcı Bilgi Merkezi, Fatura Yükleme Zorunluluğu İle İlgili Sık Sorulan Sorular; Trendyol Satıcı Bilgi Merkezi, Satıcıların Trendyol’a Kesmesi Gereken Faturalar; Trendyol Satıcı Bilgi Merkezi, E-Ticaret Stopajı; Trendyol, Kurumsal Fatura; GİB, 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği (güncel hali); GİB, e-Gider Pusulası Teknik Kılavuzu (Versiyon 1.0, Kasım 2025); 3065 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu. Son kontrol: 23.10.2026