Fatura kesme süresi: 7 gün kuralı ve e-ticaret işlemleri

213 sayılı Vergi Usul Kanunu (VUK) md. 231/5’e göre fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenir. Bu sürede düzenlenmeyen fatura hiç düzenlenmemiş sayılır. Aynı bent, Hazine ve Maliye Bakanlığına faaliyet, sektör, satış biçimi veya mükellefiyet gibi ölçütlerle süreyi kısaltma ya da teslim/ifa anında fatura zorunluluğu getirme yetkisi verir. Bu nedenle 7 günü bütün özel işlemler için değişmez süre saymayın; faaliyetinizin özel düzenlemesini de kontrol edin.

VUK md. 229, faturayı satılan mal veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı tutarı gösteren belge olarak tanımlar. Sipariş kaydı, banka tahsilatı, pazaryerinin hakedişi ve fatura ayrı kayıtlardır. Ödeme tahsil edildi diye teslim/ifa tarihi yok sayılmaz; hakediş henüz yatmadı diye fatura bekletilmez. Ön ödeme alındığında henüz teslim veya ifa gerçekleşmemişse bu olayı ayrı kaydedin. Teslimden önce fatura düzenlenmişse 3065 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu md. 10/b uyarınca belgedeki miktarla sınırlı vergiyi doğuran olay da dikkate alınır.

E-ticarette müşteri siparişi onayladıktan sonra mal hazırlanır, taşıyıcıya verilir ve alıcıya ulaşır. Vergisel teslimi her zaman son kargo ekranındaki “alıcıya teslim” tarihine bağlamayın. Katma Değer Vergisi Kanunu md. 2/1, malın alıcıya gönderilmesinde nakliyenin başlatılmasını veya taşıyıcıya verilmesini de teslim sayar; md. 10/e vergiyi doğuran olayı bu aşamayla ilişkilendirir. Fatura takvimini gerçek teslim/sevk şekliyle muhasebeye aktarın. Tüketicinin cayma süresinin başlamasıyla vergi belgesinin başlangıç olayını birbirine karıştırmayın.

Sipariş yazılımında en az sipariş, ödeme, sevk, hukuki teslim/ifa ve fatura düzenleme tarihlerini ayrı alanlarda tutun. Kısmi sevk, hizmet veya özel teslim biçimi varsa hangi satırın hangi olaya bağlandığını belirleyin. Tek siparişin farklı günlerde gönderilen ürünleri için bütün ürünleri aynı gün teslim edilmiş gibi kaydetmeyin. İrsaliye açıklaması mal hareketini, fatura açıklaması ticari belgenin işlevini anlatır; iki belgeyi aynı olay adı altında kaybetmeyin.

VUK md. 18/1’e göre gün olarak belirlenen sürede başlangıç günü sayılmaz. Md. 18/4’e göre resmî tatiller sürenin içindedir; son gün resmî tatile rastlarsa süre tatili izleyen ilk iş gününün tatil saatinde biter. Dolayısıyla kural 7 iş günü değildir. Tatil yalnız arada yer alıyorsa her tatil için ayrıca gün eklemeyin. Normal akışta faturayı son güne bırakmadan oluşturup iletin; süre hesabını gecikmeyi telafi eden bir araç gibi kullanmayın.

İlk iki satırda hukuki teslim/ifa tarihi açıkça varsayılmıştır; bunlar her kargo veya hizmet için hazır tarih tespiti değildir.

Fatura düzenleme süresiyle KDV’nin hangi döneme ait olduğu ayrı konulardır. KDV Kanunu md. 10/a teslim ve ifayı, md. 10/b erken faturayı, md. 10/e gönderilen malın nakliyesini düzenler. Örnekte 30 Eylül’de oluşmuş vergiyi doğuran olayı, fatura 7 Ekim’de düzenlendi diye kendiliğinden ekim işlemine dönüştürmeyin. Muhasebeye teslim/ifa kanıtını ve fatura tarihini birlikte iletin. Dönem kapanışında gönderilmiş fakat faturası henüz oluşturulmamış satırları özellikle kontrol edin.

Elektronik belge kullanmak genel fatura süresini kendiliğinden uzatmaz. 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği V.5.1, e-Faturanın belirtilen formatta düzenlenmesini ve e-Fatura uygulaması üzerinden gönderilmesini esas alır. Bilgisayarda PDF hazırlamak veya fatura numarası ayırmak tek başına usulüne uygun e-Fatura düzenlenip gönderildiğini göstermez. e-Fatura açıklamasındaki belge yapısıyla kullandığınız uygulamanın durum kayıtlarını karşılaştırın; hata veya ret durumunu yalnız “taslak oluşturuldu” kaydıyla kapatmayın.

509 sayılı Tebliğ IV.2.4.5’e göre e-Arşiv uygulamasına dahil olup internetten mal/hizmet satanlar, bu satışların e-Arşiv Faturalarını elektronik ortamda iletir. Aynı bölüm web adresi, ödeme biçimi/tarihi, malı taşıyanın bilgileri, gönderim veya ifa tarihi ve iade bölümü gibi ek bilgileri düzenler. V.5.2’deki genel alıcı talebine göre kâğıt/elektronik iletim hükmünü, internet satışı için özel elektronik iletim kuralını kaldıracak biçimde okumayın. Alıcının belgeye erişimini de fiilen sağlayın.

Faturanın alıcıya iletilmesiyle Gelir İdaresi Başkanlığına (GİB) raporlanması iki ayrı iş akışıdır. Özel entegratörün rapor gönderim takvimi, VUK md. 231/5’in düzenleme süresinin yerine geçmez. İşletmenizde düzenleme zamanı, alıcıya iletim sonucu ve ilgili sistem/rapor durumunu ayrı izleyin. Genel e-belge kapsamı ve hangi alıcıya hangi belgeyi düzenleyeceğiniz için e-Fatura ve e-Arşiv geçiş rehberine bakın. Bu sayfanın 7 gün kuralını e-belge kapsamından muafiyet gibi kullanmayın.

VUK md. 230/5 sevk irsaliyesini düzenler. 509 sayılı Tebliğ IV.2.4.5, internetten satışta sevk edilen malın yanında bulunacak sevk belgesi seçeneklerini açıklar. Genel fatura süresinin henüz dolmamış olması, malı belgesiz taşımaya izin vermez. Sevk irsaliyesi/e-İrsaliye ya da koşulları sağlanmış fatura çıktısı gibi uygun yolu belirleyin. e-İrsaliye açıklamasından sevk belgesiyle fatura arasındaki farkı inceleyin; taşıma belgesini sipariş numarasıyla eşleştirin.

Tebliğ V.5.1 ve V.5.2’deki fatura çıktısının irsaliye yerine kullanılabilmesi için ilgili koşullar arasında teslim anında düzenleme, tarih yanında saat/dakika, gerekli ibare ve imza bulunur. 7 gün sonra kesilmiş faturayı sırf yazdırdınız diye önceki sevkin irsaliyesi saymayın. Kullandığınız belge yolunun koşullarını sevkten önce tamamlayın. Paket üzerinde bulunan yalnız kargo etiketi veya sipariş özetini de vergi mevzuatındaki sevk belgesiyle aynı kabul etmeyin; gerçek belge türünü kontrol edin.

İade geldiğinde önce alıcının belge düzenleme statüsünü ve hangi malın ne zaman geri döndüğünü belirleyin. Fatura düzenleme yükümlülüğü bulunan alıcıyla nihai tüketiciyi aynı yönteme zorlamayın. VUK md. 232’nin kapsadığı belge düzenleme/isteme yükümlülüklerini dikkate alın; mükellefler arasındaki iade belgesini ilk faturanın tarih/numarası, dönen ürün, miktar ve bedelle ilişkilendirin. İade faturası açıklamasında genel ayrımı inceleyin. İlk satışın tarihiyle sonradan gerçekleşen iade olayını tek tarihte eritmeyin.

İnternet satışı e-Arşiv Faturasında 509 sayılı Tebliğ IV.2.4.5’in özel iade yolu vardır: müşteri kendisine elektronik iletilen faturanın çıktısındaki iade bölümünü doldurup imzalar ve malla satıcıya gönderir. Bu şekilde geri gönderilen belge, satıcının düzenleyeceği gider pusulası yerine geçer. Bu nedenle fatura kesme yükümlülüğü olmayan tüketiciden işletme gibi iade faturası istemeyin. Tebliğdeki özel yöntemin gerektirdiği ad, adres, imza ve mal bilgilerini doğru tamamlayın; sıradan boş iade notunu aynı belge saymayın.

KDV Kanunu md. 35, iade veya işlemin gerçekleşmemesi gibi matrah değişikliklerinde ilgili verginin değişikliğin olduğu dönemde düzeltilmesini düzenler. İade malın fiilen işletmeye girişi ve kayıt/beyanla gösterilmesi koşulu vardır. Salt müşterinin iade talebi açmasıyla mal geri gelmiş gibi kayıt oluşturmayın. İlk satış faturası, iade belgesi, stok girişi ve ücret iadesini eşleştirin. Belge iptali, teknik itiraz ve gerçekleşmiş mal iadesinin düzeltmesi farklı süreçlerdir; hepsine tek bir “7 gün iptal” kuralı uygulamayın.

VUK md. 231/5’teki sürenin aşılması, faturanın hiç düzenlenmemiş sayılmasına yol açar. Md. 353/1, bu kapsamdaki belgeler için özel usulsüzlük cezasını düzenler. 588 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği md. 3 ve ekine göre 2026’da ilk tespitte belge başına en az 17.000 TL, yazılması gereken tutarın veya farkının %10’u esastır. Sonraki tespitlerde asgari sınırlar yükselir. Bu tutarı her gecikme için tek ve değişmez ceza gibi sunmayın; fiil, belge, tespit ve özel artırma koşulları birlikte incelenir.

588 sayılı Tebliğ eki, VUK 353 ve Kanuna bağlı 2 sayılı cetvel. Nispi hesap ve diğer hükümler saklıdır; aynı tespitte birden fazla belgenin her biri için ceza doğabilir.

Normal ilk tespit varsayımıyla, yazılması gereken belge tutarı 100.000 TL ise %10 hesabı 10.000 TL olur; 2026 asgari 17.000 TL daha yüksek olduğundan asgari tutar esas alınır. Belge tutarı 300.000 TL ise %10 hesabı 30.000 TL’dir ve ilk tespitteki asgariyi aşar. Bunlar artırma veya özel durum bulunmadığı varsayılan hesap örnekleridir; kişisel ceza tahakkuku değildir. Geç kaldığınızı fark edince tarihi gerçeğe aykırı değiştirmeyin; işlemin gerçek tarihlerini koruyarak mali müşavirinizle belge ve beyan düzeltmesini tamamlayın.

1. Sipariş ve ödeme tarihinden ayrı olarak hukuki teslim/ifa olayını ve varsa kısmi sevkleri kaydedin.
2. Özel daha kısa süre bulunup bulunmadığını kontrol edin; genel süreyi VUK 18 ve 231’e göre hesaplayın.
3. Sevkten önce uygun irsaliye/fatura çıktısı yolunu hazırlayın; 7 günlük fatura süresini belgesiz taşıma gerekçesi yapmayın.
4. Elektronik belgeyi doğru tür ve formatta oluşturun, alıcıya iletim sonucunu takip edin.
5. Dönem sonunda teslim/ifa olmuş ama faturası bekleyen işlemleri bulun; KDV dönemini ayrıca kontrol edin.
6. İadeyi alıcı statüsü, ilk fatura, gerçek mal girişi ve uygun belgeyle kapatın; ceza ve düzeltme dosyasında gerçek tarihleri koruyun.

• 2026’da e-fatura ve e-arşive kimler geçmeli?
• Pazaryeri ödemesinde e-ticaret stopajı nasıl hesaplanır?