Proforma fatura nedir, yasal fatura yerine geçer mi?

Ücretsiz araçKalemleri yazın; KDV ve toplamlar hesaplansın, proformanızı PDF olarak kaydedin. Proforma oluşturucuyu aç →

Proforma fatura, satış gerçekleşmeden önce alıcıya gönderilen ve ürün, miktar, fiyat ile teslim ve ödeme koşullarını gösteren bir ön belgedir. Yasal fatura yerine geçmez. Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) göre proforma fatura, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nda kabul edilen gerçek bir fatura değildir ve teklif olarak kabul edilir. Satış gerçekleştiğinde, Vergi Usul Kanunu’na göre malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç yedi gün içinde fatura düzenlenir.

• Fatura, Vergi Usul Kanunu’nun (VUK) 229. maddesinde tanımlanır. Proforma bu tanıma girmez; GİB’e göre teklif niteliğindedir.
• GİB’e göre proforma, e-fatura kapsamında değildir.
• Proforma ile KDV indirimi yapılamaz, satış belgelenemez. Bunun için fatura gerekir.
• Satıştan sonra fatura en geç yedi gün içinde düzenlenir; bu süre geçerse fatura hiç düzenlenmemiş sayılır.
• İnternetten tüketiciye satışta proforma, yasal ön bilgilendirmenin yerine de geçmez.

Proforma fatura nedir?

Proforma, alıcıya “bu ürünleri, bu fiyata, bu koşullarla satmaya hazırım” demenin yazılı hâlidir. Görünüş olarak faturaya benzer: satıcı ve alıcı bilgileri, kalemler, birim fiyatlar, vergi ve toplam tutar yer alır. Ancak hukuki niteliği farklıdır.

GİB, e-fatura ile ilgili ihracat sorularında bu konuyu açıkça cevaplıyor: yurt dışına çıkışlarda düzenlenen proforma faturalar ihracat e-faturası kapsamında değildir, çünkü proforma fatura 213 sayılı VUK’ta kabul edilen gerçek bir fatura olmayıp teklif olarak kabul edilir ve e-fatura sistemi dışında düzenlenmeye devam eder.

Bu nedenle proformayı bir teklif ve bilgi belgesi olarak düşünün. Ödeme almadan önce alıcının onayını almak, kurumsal bir müşterinin satın alma sürecini başlatmak ya da yurt dışındaki bir alıcıya sevkiyat öncesi bilgi vermek için kullanılır.

Proforma fatura yerine geçer mi?

Hayır. Bunu üç açıdan görebilirsiniz:

1. Fatura tanımı

VUK’un 229. maddesine göre fatura, satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı tutarı göstermek üzere malı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari belgedir. Fatura bir satışın veya yapılmış bir işin sonucudur. Proforma ise satıştan önce düzenlenir; ortada henüz bir teslim veya borç yoktur.

2. Fatura düzenleme süresi

VUK’un 231. maddesinin 5. bendine göre fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenir. Hazine ve Maliye Bakanlığı bu süreyi kısaltmaya veya faturanın teslim anında düzenlenmesini zorunlu tutmaya yetkilidir. Kanun, bu süreler içinde düzenlenmeyen faturaların hiç düzenlenmemiş sayılacağını söylüyor. Müşteriye daha önce proforma göndermiş olmanız bu yükümlülüğü ortadan kaldırmaz.

3. KDV ve gider

Katma Değer Vergisi Kanunu’nun 34. maddesine göre alıcı, ödediği KDV’yi alış faturası veya benzeri belgeler üzerinde ayrıca gösterilmiş olması ve bu belgelerin kanuni defterlere kaydedilmesi şartıyla indirebilir. Proforma fatura sayılmadığı için alıcının KDV indirimi ve gider kaydı için kullanabileceği bir belge değildir. Kurumsal bir müşteri bu yüzden proformadan sonra faturayı ister.

Not: KDV Kanunu’nun 10. maddesine göre mal tesliminden veya hizmetten önce fatura ya da benzeri belge verilirse vergiyi doğuran olay, bu belgede gösterilen tutarla sınırlı olarak belgenin düzenlenmesiyle gerçekleşir. Proformanın bir teklif olduğunu açıkça belirtmeniz bu yüzden de önemlidir. Kendi durumunuzu mali müşavirinizle teyit edin.

Proforma, teklif, sipariş formu ve fatura farkı

Proforma ne zaman kullanılır?

• Peşin ödeme öncesi: Müşteri havale veya EFT ile ödemeden önce tam olarak neyi, kaça aldığını görmek ister. Proforma bu bilgiyi tek sayfada verir.
• Kurumsal ve toptan satış: Şirketler satın alma onayı için genellikle tedarikçiden yazılı fiyat ister.
• İhracat: Yurt dışındaki alıcıya ürün, miktar, fiyat ve teslim şartını sevkiyattan önce bildirmek için. GİB’e göre proforma ihracat e-faturası kapsamında değildir; ihracat gerçekleştiğinde ilgili fatura ayrıca düzenlenir.
• Özel sipariş ürünler: Kişiye özel üretilecek bir ürünün fiyatı ve teslim süresi üzerinde baştan anlaşmak için.

Ürünü satmadan önce fiyatınızın kâr bırakıp bırakmadığını görmek için kâr marjı hesaplama, KDV dahil ve hariç tutarları ayırmak için KDV hesaplama araçlarımızı kullanabilirsiniz.

Proforma faturada neler olmalı?

Proformanın içeriği için yasal bir liste yok; şekli serbesttir. Pratik bir yol, VUK’un 230. maddesinin faturada en az bulunmasını istediği bilgileri temel almaktır. Bu madde faturada en az şunları sayıyor: düzenlenme tarihi, seri ve sıra numarası; düzenleyenin adı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, vergi dairesi ve hesap numarası; müşterinin adı, unvanı, adresi, varsa vergi dairesi ve hesap numarası; malın veya işin cinsi, miktarı, fiyatı ve tutarı; satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası.

Proforma için önerdiğimiz alanlar:

1. Belge başlığı: “Proforma fatura” ya da “Fiyat teklifi”.
2. Belge numarası ve tarihi: Kendi sıranızla numaralandırın; sonra düzenleyeceğiniz faturayla eşleştirmek kolaylaşır.
3. Satıcı bilgileri: Ad veya unvan, adres, vergi dairesi ve numarası, telefon ve e-posta.
4. Alıcı bilgileri: Ad veya unvan, adres; şirketse vergi dairesi ve numarası.
5. Kalemler: Ürünün tanımı, ürün kodu, miktar, birim, birim fiyat ve satır toplamı.
6. Vergi: KDV oranı ve tutarı ayrı ayrı; ara toplam ve genel toplam.
7. Para birimi: TL, USD veya EUR. Dövizli tekliflerde kur ve fatura kuralları için mali müşavirinize danışın.
8. Geçerlilik süresi: “Bu teklif 15 gün geçerlidir” gibi. Fiyatlar değişirse anlaşmazlığı önler.
9. Ödeme koşulları: Peşin, kısmi ödeme ya da teslimde ödeme.
10. Teslim koşulları: Tahmini teslim süresi, kargo veya nakliye bedelinin kime ait olduğu.
11. Açıklama notu: “Bu belge proformadır, fatura yerine geçmez.” Bu not, belgenin teklif olduğunu alıcıya açıkça gösterir.

Bu alanları doldurup PDF olarak indirebileceğiniz ücretsiz bir araç hazırladık: proforma fatura oluşturucu. Araç KDV ve toplamları hesaplar; belge türü olarak proforma, fiyat teklifi veya sipariş formu seçebilirsiniz.

İlgili sağlayıcılar

Bu konuda öne çıkan sağlayıcılar

Yazıda anlatılan ihtiyaç için incelediğimiz çözümlerden bazıları.

EDM BilişimTeklif bazlı fiyatlama

Siteye git →

Logo e-FaturaTeklif bazlı fiyatlama

Siteye git →

Uyumsoft e-FaturaTeklif bazlı fiyatlama

Siteye git →

Seçim editoryaldir, ücretli yerleşim değildir. Tüm e-fatura sağlayıcıları →

Satış gerçekleşince ne yapılır?

Alıcı ödemeyi yaptığında ya da ürünü teslim aldığında satış gerçekleşmiş olur ve fatura düzenleme yükümlülüğü başlar. VUK’un 232. maddesine göre birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazancı basit usulde tespit edilenler ve defter tutmak zorunda olan çiftçiler; tüccarlara, serbest meslek erbabına, defter tutmak zorunda olan çiftçilere ve vergiden muaf esnafa sattıkları mallar ve yaptıkları işler için fatura vermek zorundadır. Bunların dışında kalan alıcılara (örneğin tüketiciye) yapılan satışlarda ise tutar 2026 için 12.000 TL’yi geçerse ya da daha az olsa bile alıcı isterse fatura vermek zorunludur. Bu tutar, 30.12.2025 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanan 588 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile 1 Ocak 2026’dan geçerli olarak belirlendi.

Fatura türü (kâğıt fatura, e-fatura veya e-arşiv fatura) vergi kaydınıza ve alıcının e-fatura kullanıcısı olup olmamasına göre değişir. Bu konuyu mali müşavirinizle netleştirin.

Evden satış yapıyor ve esnaf muafiyetinden yararlanıyorsanız muaf esnaf fatura düzenlemez; muafiyetin şartlarını esnaf muafiyeti rehberimizde anlattık. Satışa başlarken hangi kayıtların gerektiğini evden satış evrakları 2026 yazımızda topladık.

İnternetten satışta proforma yeterli mi?

Hayır. İnternetten, telefondan ya da mesajlaşma uygulamasından tüketiciye yapılan satış mesafeli satıştır. Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği’nin 5. maddesine göre tüketici, sözleşmeyi kurmadan önce satıcı tarafından şu konularda bilgilendirilmek zorundadır:

• Mal veya hizmetin temel nitelikleri,
• Satıcının adı veya unvanı, MERSİS numarası veya vergi kimlik numarası, açık adresi, telefonu ve benzeri iletişim bilgileri,
• Tüm vergiler dahil toplam fiyat ile varsa nakliye, teslim ve benzeri ek masraflar,
• Ödeme ve teslim bilgileri,
• Cayma hakkının şartları, süresi ve kullanma yolu,
• Tüketicinin başvurabileceği tüketici hakem heyeti ve tüketici mahkemesi bilgisi.

Yönetmelik bu bilgilerin sözleşmenin ayrılmaz parçası olduğunu ve ön bilgilendirmenin yapıldığını ispat yükünün satıcıda olduğunu söylüyor. Proforma bu bilgilerin bir kısmını içerebilir, ancak ön bilgilendirme formunun yerine kullanılmamalıdır.

Bu rehber genel bilgi verir. Vergi ve belge düzeninizi kendi faaliyetinize göre bir mali müşavirle teyit edin.

Sık sorulan sorular

Proforma fatura yasal fatura mıdır?

Hayır. GİB’e göre proforma fatura, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nda kabul edilen gerçek bir fatura değildir ve teklif olarak kabul edilir. Satış gerçekleştiğinde ayrıca fatura düzenlemeniz gerekir.

Proforma fatura e-fatura olarak kesilir mi?

Hayır. GİB’in e-fatura ihracat soruları belgesine göre proforma, ihracat e-faturası kapsamında değildir; gerçek bir fatura olmadığı için e-fatura sistemi dışında düzenlenmeye devam eder.

Proforma ile KDV indirimi yapılır mı?

Hayır. KDV Kanunu’nun 34. maddesine göre KDV, alış faturası veya benzeri belgeler üzerinde ayrıca gösterilmek ve bu belgeler kanuni defterlere kaydedilmek şartıyla indirilebilir. Proforma fatura sayılmadığı için bu amaçla kullanılamaz.

Proformadan sonra fatura ne zaman kesilmeli?

VUK’un 231. maddesine göre fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenir. Bu süre içinde düzenlenmeyen fatura hiç düzenlenmemiş sayılır.

Proforma faturada neler yazmalı?

Belge numarası ve tarihi, satıcı ve alıcı bilgileri, ürünler, miktarlar, birim fiyatlar, KDV oranı ve tutarı, genel toplam, para birimi, geçerlilik süresi, ödeme ve teslim koşulları yazılmalıdır. “Bu belge proformadır, fatura yerine geçmez” notunu eklemenizi öneririz.

Kaynaklar: GİB e-Belge, İhracat ve yolcu beraberi eşya faturalarına ilişkin sıkça sorulan sorular (06.02.2018), 6. soru; Mevzuat Bilgi Sistemi, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (madde 229-232); Mevzuat Bilgi Sistemi, 3065 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu (madde 10 ve 34); Mevzuat Bilgi Sistemi, Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği (madde 5); GİB e-Belge, Sıkça Sorulan Sorular. Son kontrol: 23.10.2026