E-ticaret sözlüğüKargo ve lojistik

Stok sayımı nedir?

Stok sayımı, belirli bir anda depoda veya ilgili konumda bulunan ürün miktarını fiziksel olarak tespit edip aynı andaki stok kayıtlarıyla karşılaştırma işlemidir. Fiziksel miktar ile yeni siparişe ayrılabilecek miktar ayrı hesaplanır.

Son kontrol: 26 Ekim 20262 resmî kaynakGündem Masası

Tanım

Stok sayımı, belirli bir anda depoda veya ilgili konumda bulunan ürün miktarını fiziksel olarak tespit edip aynı andaki stok kayıtlarıyla karşılaştırma işlemidir.

Bir bakışta

Türkiye’de envanterVergi Usul Kanunu md. 185 ve 186

Örnek miktar farkı98 fiziksel − 100 kayıtlı = −2 adet; kurgu

Örnek tutar farkı−2 adet × 250 TL = −500 TL; değerleme hükmü değil

Örnek uygun miktar98 − 3 hasarlı − 10 ayrılmış = 85 adet; kurgu

Döngüsel sayımSeçilmiş ürün veya konumları dönem içinde sayma

Stok sayımı satıcı için hangi soruyu cevaplar?

Panelde görünen miktarla rafta bulunan ürün aynı olmayabilir. Kaydedilmeyen çıkış, yanlış ürün koduyla giriş, farklı rafa bırakılan kutu veya henüz işlenmemiş iade bu farkı oluşturabilir. Sayım, belirlenen kapsamda gerçekten ne bulunduğunu gösterir. Stok yönetimi kararı için ürünün kimliğini, ölçü birimini, konumunu ve durumunu birlikte kaydedin. Yalnız toplam kutu sayısını almak yeterli değildir; aynı kutu içinde farklı renk, beden veya parti bulunabilir. Sayım listesinin hangi ürünleri kapsadığını önceden belirleyin.

Fiziksel olarak bulunan her ürün yeni siparişe ayrılabilir durumda değildir. Hasarlı ürün, inceleme bekleyen iade ve başka siparişe ayrılmış miktar ayrı görünmelidir. Depoda başkasına ait mal da bulunabilir; sahiplik bilgisini miktardan ayrı izleyin. Konsinye hareketlerinde malın bulunduğu yerle kime ait olduğu her zaman aynı işletmeyi göstermez. Sayımın sonucu bu sınıfları birleştirerek tek satışa açık miktara çevrilmemelidir. Aynı adedi hem hasarlı hem ayrılmış olarak iki kez düşürmemek için durumların kesişip kesişmediğini kontrol edin.

Sayım ile muhasebedeki envanter aynı kapsamda mı?

Vergi Usul Kanunu md. 186 envanter çıkarmayı bilanço günündeki mevcutların, alacakların ve borçların sayma, ölçme, tartma ve değerleme yoluyla ayrıntılı tespiti olarak düzenler. Aynı maddede ticari teamüle göre sayılması, ölçülmesi veya tartılması mutat olmayan malların değerine ilişkin istisna da vardır. Kanundaki envanter kavramı yalnız depodaki ürün adetlerinden geniştir. Bu nedenle operasyonel stok sayımı listesini bütün muhasebe envanterinin tamamlandığı belgesi gibi kullanmayın. Değerleme ve mülkiyet bilgisi muhasebe tarafında kendi dayanaklarıyla işlenir.

Vergi Usul Kanunu md. 185 envanter defterine işe başlama ve izleyen hesap dönemi sonlarında çıkarılan envanter ve bilançoların kaydını düzenler. İşletmenin depo kontrol amacıyla yaptığı ara sayımın tarihi bu muhasebe düzeniyle aynı kavram değildir. Hesap dönemi ve tabi olunan kayıt düzeni belirlenmeden bütün satıcılara ortak takvim günü veya haftalık zorunluluk yazılamaz. Operasyonel sayım sıklığını hareket yoğunluğu ve geçmiş farklara göre planlayın; yasal envanter yükümlülüğünü işletmenin muhasebe sorumlusuyla kendi kapsamı içinde yerine getirin.

Genel sayım ve döngüsel sayım nasıl ayrılır?

Genel sayımda belirlenen kapsamın tamamı ele alınır. Döngüsel sayımda ise seçilmiş ürün veya konumlar yıl içine yayılarak tekrar sayılır. Oracle’ın kendi envanter belgesi döngüsel sayımı bu biçimde açıklar; sayım farklarında onay, ret veya yeniden sayım seçeneklerini de gösterir. Bu bir yazılımın işleyiş açıklamasıdır, Türkiye’de bütün işletmelere aynı sıklığı veya onay eşiğini zorunlu kılan düzenleme değildir. Hangi grupların ne zaman sayıldığını ve sonucun kim tarafından doğrulandığını kendi planınızda görünür tutun.

Sayımın bir zaman sınırı olmalıdır. Sayılan raftan ürün çıkarken eski sistem miktarıyla karşılaştırma yapmak gerçek bir eksik olmadığı halde fark üretebilir. Hareketleri durdurabiliyorsanız kapsam ve süreyi belirtin; durduramıyorsanız sayım anından sonra gerçekleşen giriş ve çıkışları ayrı kaydedip aynı ana getirin. İrsaliye ve kabul kayıtlarını bu zaman eşleştirmesinde kullanın. Başka raftaki ürünü taşırken iki yerde saymamaya dikkat edin. Boş konumu da kaydedin; hiç sayılmayan alanla sayılıp boş bulunan alan farklı sonuçlardır.

Sayım farkı ve satışa uygun miktar nasıl hesaplanır?

Sayfadaki kurgu aynı anda karşılaştırılan kayıt ve fiziksel miktarı kullanır. Birim maliyet yalnız basit tutar karşılaştırması için 250 TL kabul edilmiştir; gerçek değerleme veya zarar kaydı değildir. Sistem tutarı 25.000 TL, fiziksel miktarın aynı birim tutarla karşılığı 24.500 TL çıkar. Aradaki 500 TL fark, nedeni araştırılacak kayıt farkının parasal gösterimidir. Bu hesap tek başına vergi açısından gider yazma hakkı, kayıp nedeni veya hasarlı ürünün değeri hakkında sonuç vermez. Önce adet farkını yeniden sayımla doğrulayın.

Örnekteki fiziksel miktarın içindeki hasarlı ve siparişe ayrılmış ürünler birbirinden farklı adettir. Bu ayrım satışa uygun bakiyeyi belirler; sistemle fiziksel miktar arasındaki fark hesabını değiştirmez. FIFO hangi partinin önce çıkarılacağını, emniyet stoğu hangi tamponun tutulacağını ilgilendirir. Hiçbiri fiziksel sayımın yerini almaz. Tamponu artırarak veya maliyet yöntemini değiştirerek eksik hareketi gizlemeyin; ürünün miktar kaydını ve uygunluk durumunu ayrı düzeltin.

Satıcı farkı nasıl kapatmalı?

Fark görülen ürünün kodunu, birimini, rafını ve parti bilgisini yeniden kontrol edin. Yakın tarihli giriş, sevk, iptal ve iadeleri inceleyin. Tekrar sayım sonucunu, farkın nedenini ve onaylayan kişiyi kayda ekleyin; yalnız ekrandaki sayıyı fiziksel sonuca eşitleyip geçmişi silmeyin. Onaylanan düzeltmeyi ilgili hareket ve muhasebe dayanağıyla ilişkilendirin. Sonraki sayımda aynı nedenin tekrarlanıp tekrarlanmadığını takip edin. Amaç farkı rapordan kaldırmak değil, yeni siparişlerde kullanılacak miktarı doğru ve izlenebilir hale getirmektir.

06 · Örnek

Örnek: Fiziksel farkla satışa uygun miktarı ayırma

Kurgusal aynı anda kayıtta 100 adet, fiziksel sayımda 98 adet bulunan tek ürünün basit karşılaştırma birim tutarı 250 TL’dir. Fiziksel 98 adedin 3’ü hasarlı, bunlardan farklı ve sağlam 10 adedi mevcut siparişlere ayrılmıştır; başka kısıt olmadığı varsayılır.

Miktar farkı: 98 − 100 = −2 adet; tekrar sayımla doğrulayın.
Kayıt tutarı: 100 × 250 TL = 25.000 TL.
Fiziksel miktarın aynı birim tutarla karşılığı: 98 × 250 TL = 24.500 TL.
Tutar farkı: 24.500 TL − 25.000 TL = −500 TL; nedeni araştırılır.
Yeni siparişe ayrılabilecek miktar: 98 − 3 − 10 = 85 adet.

Sonuç

Sayım farkı −2 adet, basit tutar farkı −500 TL ve yeni siparişe uygun miktar 85 adettir. 3 hasarlı ürünün değerlemesi ve farkın muhasebe/vergi işlemi bu basit hesaptan çıkarılmaz.

07 · Fark

Stok sayımı ile karıştırılan kavramlar

Stok sayımı ≠ Envanter

Vergi Usul Kanunu md. 186 kapsamında değerleme, alacak ve borçları da içeren daha geniş tespittir.

Stok sayımı ≠ Satışa uygun stok

Fiziksel bulunan miktardan hasar, ayrılmış sipariş ve diğer kısıtlar dikkate alınarak belirlenen miktardır.

Stok sayımı ≠ FIFO

Parti veya maliyet akışı sırasını belirler; depoda gerçekten kaç adet bulunduğunu saptayan sayım değildir.

08 · Satıcı için

Satıcı ne yapmalı?

Sayımın kapsamını, ürün birimini, konumunu ve zamanını belirleyin.
Giriş ve çıkışları durdurun veya aynı ana getirecek ayrı hareket kaydı tutun.
Ürün ve seçenek miktarlarını fiziksel olarak sayın.
Hasarlı, ayrılmış ve başkasına ait miktarları ayrı sınıflayın.
Farkı tekrar sayıp ilgili giriş, sevk ve iade belgelerini araştırın.
Onaylanan düzeltmenin gerekçesini ve işlem kaydını saklayın.

09 · Devamı

İlgili rehberler

10 · Sık sorulanlar

Stok sayımı hakkında sık sorulanlar

Stok sayımı ile envanter aynı mı?

Depodaki miktar sayımı, muhasebedeki envanterin tamamı değildir. Vergi Usul Kanunu md. 186 envanteri mevcutlar, alacaklar ve borçların sayma, ölçme, tartma ve değerlemeyle ayrıntılı tespiti olarak düzenler; ilgili istisnasını da belirtir.

Sayım farkı nasıl hesaplanır?

Aynı ürün, birim, kapsam ve zaman için fiziksel miktardan kayıtlı miktar çıkarılır. Kurgusal 98 fiziksel − 100 kayıtlı = −2 adettir. 250 TL sabit birim tutarla parasal fark −500 TL olur; bu tek başına gider veya vergi kaydı oluşturmaz.

Sayımda bulunan bütün ürünler satışa açılır mı?

Hayır. Hasar, ayrılmış sipariş ve diğer kısıtlar ayrı değerlendirilir. Örnekte 98 fiziksel adetten farklı 3 hasarlı ve 10 ayrılmış adet düşüldüğünde 85 adet kalır. Aynı ürünü iki farklı nedenle iki kez düşürmeyin.

Döngüsel stok sayımı nedir?

Seçilmiş ürün veya konumların yıl içinde planlı aralıklarla sayılmasıdır. Oracle’ın kendi envanter belgesi bunu genel fiziksel sayımla birlikte de kullanılabilen yöntem olarak açıklar. Bu tanım bütün satıcılara ortak haftalık yasal sayım süresi koymaz.

Stok farkını paneldeki sayıyı değiştirerek kapatabilir miyim?

Önce tekrar sayım ve ilgili hareket belgeleriyle farkın nedenini doğrulayın. Yanlış ürün kodu, işlenmeyen sevk veya iade farklı çözümler gerektirir. Onaylanan düzeltmeyi gerekçesi ve kayıtlarıyla izleyin; miktar değişikliği geçmiş hareketlerin açıklaması yerine geçmez.