Lot ve seri numarası takibi nedir?
Lot ve seri numarası takibi, ürünleri parti veya tekil birim kimlikleriyle mal kabulü, stok ve sevk kayıtlarına bağlayarak hareketlerini izleme sürecidir. Kurguda 60 ürünlük A partisinin 42’si sevkte, 18’i depodadır.
Tanım
Lot ve seri numarası takibi, ürünleri parti veya tekil birim kimlikleriyle mal kabulü, stok ve sevk kayıtlarına bağlayarak hareketlerini izleme sürecidir.
Bir bakışta
Lot ile seri numarası neyi ayırır?
Lot veya parti numarası, birlikte izlenen ürün grubunu tanımlar; seri numarası ise tekil ürün takibinde kullanılır. Aynı üründen gelen farklı partileri yalnız toplam adette birleştirirseniz hangi partinin nereye gittiği bilgisi kaybolabilir. GS1 Genel Şartnamesi lot bilgisini ürünün izlenebilirliğiyle ilişkili bir alan olarak açıklar. Seri numarasıysa GTIN ile birlikte tekil bir ürünü ayırt eder. Seri numarasını ürün kimliğinden kopuk, bütün ürünler arasında kendiliğinden benzersiz bir kod gibi kullanmayın. Kayıt tasarımınızda ürün kimliğiyle lot veya seri alanını birlikte tutun. Böylece aynı görünen kodun başka ürüne ait olması karışıklık yaratmaz.
GS1 standardında uygulama tanımlayıcıları veri alanının anlamını belirtir: 10 lot, 21 seri numarası bilgisini tanımlar. Bunlar bütün satıcıların kendi başına ürünlere yeni lot veya seri dağıtması gerektiğini söyleyen genel bir yükümlülük değildir. Ürünün mevcut kimliklendirmesini ve uygulanan sistemi öğrenin. Barkod bu bilgilerin okunmasında kullanılabilir; fakat her barkodun lot ve seri bilgisinin tamamını taşıdığı varsayılamaz. Okuyucudan gelen sonuç yalnız ürün kimliğiyse bununla hangi partiyi sevk ettiğinizi bulamazsınız. Örnek okuma sonucunu kayıt alanlarıyla karşılaştırın. Başındaki sıfır veya harf gibi bilgilerin aktarımda kaybolmadığını da kontrol edin. Görünürde benzer kodları aynı kayıt olarak birleştirmeyin.
Kayıt ürünle ve hareketle nasıl bağlanır?
Mal kabulünde tedarikçi, ürün kodu, lot veya seri bilgisi ve gelen miktarı aynı işlem altında kaydedin. Ürünün üzerindeki kodla belgedeki kodun eşleştiğini inceleyin. Aynı kutuda farklı partiler varsa bunları tek lota aitmiş gibi yazmayın. Depoda yer değiştirildiğinde hangi miktarın hangi konuma geçtiği kayıtta kalsın. Sevk aşamasında yalnız toplam miktarı düşmek yerine hangi lotun veya tekil birimin çıktığını da belirleyin. İade geldiğinde aynı kimliği eski hareketle eşleştirin. Kimliği okunamayan ürünü tahmin ederek bir partiye bağlamak yerine inceleme durumunu kaydedin. Kayıt tutmanın değeri, sonradan aynı ürünü ve hareketi yeniden bulabilmektir.
Stok yönetimi sayfasındaki toplam miktarla lotlara ayrılan miktarlar tutarlı olmalıdır. Bir parçayı hem seri bazında hem lot toplamında izliyorsanız aynı fiziksel ürünü iki kez toplamayın. Ürün etiketi üzerindeki lot bilgisiyle sistemdeki alanın aynı kimliği gösterdiğini doğrulayın. Tarih ile lotun birlikte kullanımı için ürüne özgü kuralları kontrol edin. TETT ve STT bilgisinin amacı tarihle ilgilidir; lot ise izlenecek grubu belirler. Gıdalarda 2026/11 sayılı Tebliğ md. 5/6, üretim tarihi, TETT veya STT’nin en az gün ve ay olarak sırasıyla kodlanmadan yazılması ve hangi tarihin parti numarası olduğunu açıklayan ibarenin etikette bulunması koşuluyla tarih kullanımına izin verir. Geçici md. 1 kapsamındaki işletmelerin 31 Aralık 2026’ya kadar uyum sağlaması gerekir. Bu koşul başka ürünlere kendiliğinden taşınmaz. Kullanılan yazılımda alanların ayrı olması kaydın anlamını korur. Düzeltme yapıldığında eski kimliğin neden değiştiğini ve hangi hareketlerin etkilendiğini işlem notunda tutun.
Türkiye’de izlenebilirlik kaydının kapsamı
7223 sayılı Ürün Güvenliği ve Teknik Düzenlemeler Kanunu md. 12, iktisadi işletmecilerin tedarik zincirindeki bir önceki ve varsa bir sonraki iktisadi işletmeciye ait isim, ticari unvan veya marka, irtibat ve takibi kolaylaştıracak bilgileri kaydetmesini düzenler. Madde, bu kayıtların ürünün piyasaya arz veya bulundurmaya başlanmasından itibaren en az 10 yıl korunmasını ve yetkili kuruluşun talebinde sunulmasını öngörür. Elektronik ortamda ürünü piyasaya arz eden veya bulunduranlara ilişkin kapsam da aynı maddede yer alır. Buradaki tedarik zinciri kaydı hükmünü bütün müşteri bilgilerinin aynı süreyle tutulacağı şeklinde genişletmeyin. Ürününüze özgü düzenlemelerin istediği bilgileri de kontrol edin.
Kayıt sisteminizi yalnız denetim anında belge aramak için kurmayın. Bir ürün kodu ve lot bilgisiyle sorgu yaptığınızda hangi miktarın depoda olduğunu, hangi hareketlerin oluştuğunu ve hangi kayıtların eksik kaldığını görebilmelisiniz. İç kontrol için örnek bir parti seçip kaynak ve hedef kayıtlarını karşılaştırın. Kaydın bulunmasıyla fiziksel ürünün bulunduğunu ayrı kontrol edin. Uygunsuzluk şüphesi varsa yapılacak ürün güvenliği işlemini ilgili sorumluyla yürütün; kodun okunması tek başına ürünün güvenli olduğunu göstermez. Satıştan kaldırma veya başka bir işlem gerektiğinde hangi ürün grubunun kapsandığını kayda dayandırın. Bir ürünün bütün partilerini aynı durumdaymış gibi sınıflandırmak yerine gerçek kapsamı belirleyin.
Özgün örnek: aynı ürünün iki partisini ayırmak
Tamamı kurgusal bir kayıtta aynı ürünün A partisinden 60, B partisinden 40 ürün alınmış olsun. Toplam 100 üründür. A partisindeki 60 ürünün 42’si sevk edilmiş, 18’i depoda kalmıştır. A partisi içindeki sevk payı 42 / 60 × 100 = %70, depoda kalan pay 18 / 60 × 100 = %30’dur. A partisinin ilk toplam alımdaki payıysa 60 / 100 × 100 = %60’tır. Bu üç oran aynı paydayı kullanmaz; hangi soruya cevap verdiklerini açık tutun. Örnek kayıtta B partisinin tamamının depoda kaldığı ve başka hareket olmadığı varsayılmıştır.
Depoda A’dan 18 ve B’den 40 bulunduğu için eldeki toplam 58 olur. Yalnız A partisi hakkında bir inceleme açılırsa başlangıç kapsamı 60 ürün; bunun konum dağılımı 18 depoda ve 42 sevk kaydındadır. Bu, 42 ürünün geri geldiği veya bütün alıcılara ulaşıldığı bilgisi değildir. Yapılacak işlemlerin sonucu ayrı kayıt gerektirir. B partisindeki 40 ürünü yalnız ürün kodu aynı olduğu için incelemeye dahil edilmiş saymayın; gerçek kapsamı belirleyen bilgiye bakın. Tekil seri takibi de varsa bu hareketlerin ilgili birim kimlikleriyle eşleşmesini inceleyin. Oranlar örnek kayıt dağılımıdır; hata, güvenlik veya geri toplama başarısı ölçümü değildir.
Örnek: Parti bazında sevk ve depo dağılımı
Kurguda aynı üründen A partisi 60 ve B partisi 40 alınır. A’dan 42 sevk edilir; B partisinde hareket yoktur.
- 60 + 40 = 100 toplam alımı bulun.
- 60 − 42 = 18 A partisi depo miktarını hesaplayın.
- 42 / 60 × 100 = %70 sevk ve 18 / 60 × 100 = %30 depo payını bulun.
- 18 + 40 = 58 eldeki toplamı kontrol edin.
- A incelemesinde 60 ürünün 18 depo ve 42 sevk kaydını ayrı izleyin.
Toplam eldeki miktar 58’dir; A partisi kapsamındaki 60 ürünün konumları ayrılır, işlem sonucu varsayılmaz.
Lot ve seri numarası takibi ile karıştırılan kavramlar
Ticari ürün kimliğidir; tek başına hangi parti veya tekil birimin hareket ettiğini belirtmez.
Lot bir ürün grubunu ilişkilendirir; seri numarası GTIN ile birlikte tekil ürünü ayırt eder.
Tarih ile parti kimliği farklı amaç taşır; gıdalarda 2026/11 sayılı Tebliğ md. 5/6 koşullarıyla tarih parti numarası olarak da kullanılabilir.
Satıcı ne yapmalı?
- Ürün kimliğiyle lot veya seri alanını birlikte tutun.
- Gelen ürün ve belge kodlarını karşılaştırın.
- Depo ve sevk hareketlerini aynı kimlikle kaydedin.
- İadeyi ilgili ürün veya parti kaydına bağlayın.
- Ürüne özgü izlenebilirlik koşullarını kontrol edin.
- Örnek sorguyla miktar ve hareket kayıtlarının tutarlılığını sınayın.
İlgili rehberler
Lot ve seri numarası takibi hakkında sık sorulanlar
Lot ile seri numarası aynı şey midir?
Her barkod lot ve seri bilgisini taşır mı?
Seri numarasını GTIN olmadan kullanmak yeterli midir?
7223 sayılı Kanun hangi kayıt süresini düzenler?
Örnekte 42 sevk kaydı geri toplama sonucu mudur?
Öteki terimler
- Barkod
- Beden tablosu
- Beyaz etiket (white label)
- EAN-13
- Fason üretim
- GTIN
- İthalat
- MOQ (en az sipariş miktarı)
- MRP (malzeme ihtiyaç planlaması)
- Numune
- Ölü stok
- Özel etiket (private label)
- QR kod
- SKU (stok kodu)
- Stok yönetimi
- Talebe göre baskı (print on demand)
- Tedarikçi
- TETT ve STT (son tüketim tarihi)
- Ürün etiketi
- Ürün fotoğrafı
- Ürün maliyeti