Muhasebe entegrasyonu nedir?

Muhasebe entegrasyonunda önce bağlantının kapsamı belirlenir. Siparişin muhasebe sistemine alınması, ürün kartının oluşturulması ve elektronik belgenin düzenlenmesi ayrı işlemler olabilir. Türkiye’de internetten satış yapan işletme için hangi verinin hangi yönde taşındığını yazmak başlangıçtır. IdeaSoft’un Logo bağlantısı açıklaması katalog, sipariş ve stok-fiyat işlevlerini ayrı başlıklarla anlatır. Bu örnek bütün muhasebe yazılımlarının aynı alanları veya çift yönlü bütün işlemleri desteklediğini göstermez. Kendi hizmetinizin kapsamını inceleyin. Bir ERP kaydının mağazadan alınmasıyla mağazaya stok gönderilmesi farklı kurallar kullanabilir. Her alanın esas kaynağını ve değişikliği kimin yapacağını belirleyin.

Bağlantı API üzerinden çalışabilir veya olay bildirimi için webhook kullanabilir. Veri iletildiği yanıtıyla hedefte doğru kaydın oluştuğunu ayrı kontrol edin. Ürün kodu, müşteri kimliği, para birimi, miktar ve belge numarası gibi alanların anlamlarını eşleştirin. Aynı isimli iki müşteriyi yalnız adları benzediği için tek kayıt yapmayın. Bir ürüne ait farklı seçenekler varsa doğru kodun doğru satıra gittiğini inceleyin. Alanı boş bırakmak, sıfır göndermek ve eski değeri korumak farklı sonuçlar doğurabilir. Deneme aktarımında bu durumları da gözlemleyin. Kuralları kurulumu yapan kişinin hafızasında bırakmak yerine yazılı eşleştirme listesinde tutun.

ikas’ın Paraşüt bağlantısı belgesi, siparişin hangi durumunda faturanın oluşturulacağının seçilebildiğini ve otomatik resmileştirme ayarını ayrı açıklar. Bu, bağlantının kurulmasının bütün belge adımlarının aynı anda tamamlandığına kanıt olmadığını gösterir. e-Fatura ve e-Arşiv süreçlerinde işletmenizin kullandığı hizmetin gerçek durum alanlarını öğrenin. Sipariş numarasıyla hedef fatura kimliğini ilişkilendirin. Uygulamanın oluşturuldu dediği kaydın hangi aşamayı ifade ettiğini belge üzerinden kontrol edin. Bir entegrasyon ayarının adı, sizin hukuki belge ve muhasebe yükümlülüklerinizin tamamlandığına ilişkin kararın yerine geçmez. Belge türü ve muhasebe uygulamasını yetkili sorumluyla netleştirin.

Aynı ikas belgesi, Paraşüt tarafında resmileşmiş fakat mağaza panelinde durumu güncellenmemiş faturalar için ayrıca durum sorgulama işlevini anlatır. Buradan her geciken kaydı yeniden oluşturmak gerektiği sonucu çıkarılmamalıdır. Önce hedef sistemde kayıt bulunup bulunmadığını kontrol edin. Aynı işlemi tekrar göndermek mükerrer belge veya kayıt incelemesi gerektirebilir. Başarısız aktarım ile yalnız durum bilgisinin gecikmesini ayrı olay olarak kaydedin. Kaynak ve hedef kimlikleri bulunabiliyorsa bunları kullanarak karşılaştırın. Sorun çözüldüğünde hangi adımın tekrarlandığını, hangi kaydın korunduğunu ve son durumun ne olduğunu işlem notuna ekleyin. Sadece bağlantının yeniden açılmasıyla bekleyen kayıtların hepsini tamamlandı saymayın.

Mutabakat için eşit kapsamlı iki liste gerekir. Dönem, belge türü, para birimi ve tutarın vergi kapsamı aynı olmalıdır. Sipariş toplamını, oluşturulmuş fatura toplamıyla farklı tarihlerde karşılaştırırsanız zaman farkı nedeniyle açıklanacak kayıtlar çıkabilir. Ürün bedelinin yanında taşınan kargo veya başka satırlar varsa hangi toplamın karşılaştırıldığını belirtin. Pazaryerinin hesabınıza yatırdığı hakediş ile satış belgesinin tutarını aynı tutarmış gibi eşleştirmeyin. Aradaki kesintiler ve farklı ödeme zamanları ayrıca incelenir. Muhasebe entegrasyonunun satış aktarımı yapması, bütün tahsilat ve gider kayıtlarının aynı bağlantıda bulunduğunu göstermez. Hizmetin hangi kayıtları kapsadığını belgeden öğrenin.

İptal ve iade olduğunda kaynak işlemin hangi kimlikle değiştiğini ve hedefte hangi kaydın oluşacağını önceden belirleyin. Bir kaydı arayüzde gizlemekle muhasebe veya e-belge işlemini düzeltmek aynı iş değildir. Gerçek belge ve işlem türüne uygun yolu muhasebe sorumlunuzla seçin. Toplu aktarım sonrasında sadece toplam tutara bakmayın; kayıt adedi ve örnek satırlar da karşılaştırılmalıdır. Eksik bir kayıt başka bir mükerrer kayıtla toplamda dengelenebilir. Hata listesini kaynak kimliği, hedef kimliği, tutar ve açıklanan durumla takip edin. İncelemenin hangi tarihte kapatıldığını da kaydedin. Böylece teknik aktarım sorunuyla ticari kaydın kendi hatasını ayırmak kolaylaşır.

Tamamı kurgusal bir kontrolde aynı dönem ve aynı tutar kapsamına ait dört belge düşünün: 5.000 TL, 7.000 TL, 3.000 TL ve 5.000 TL. Kaynak toplamı 20.000 TL’dir. Hedefte yalnız 5.000 TL, 7.000 TL ve 5.000 TL kayıtları varsa toplam 17.000 TL olur. Fark 20.000 TL − 17.000 TL = 3.000 TL, farkın kaynak toplamına oranı 3.000 / 20.000 × 100 = %15’tir. Örnekte para birimi ve vergi kapsamı aynı varsayılmıştır; ayrıca vergi hesabı yapılmamıştır. Bu, gerçek kurum verisi veya kabul edilebilir hata eşiği değildir.

Belge kimlikleri karşılaştırıldığında eksik olan 3.000 TL kaydın hedefte gerçekten bulunmadığı doğrulansın. Uygun aktarım işlemi tamamlanıp hedefte de 20.000 TL görülürse tutar farkı 0 TL’ye iner. İlk durumda kayıt adedi dört yerine üçtür; düzeltmeden sonra dört olur. Tutarın eşitlenmesi tek başına her ürün satırının, müşterinin ve tarih bilgisinin doğru olduğuna kanıt değildir. Örnek satır kontrolünü de tamamlayın. İşlemin sonucundan tahsilat, kâr veya vergi borcu hesaplanmamıştır. Hangi bağlantının hangi kaydı taşıdığı ve eksikliğin nasıl giderildiği kayıtta kalmalıdır. Böylece aynı sorun tekrar ederse belirsiz bir toplam yerine izlenebilir işlem geçmişi bulunur.

• ERP nedir?E-ticaret sözlüğü
• API nedir?E-ticaret sözlüğü
• Webhook nedir?E-ticaret sözlüğü
• E-fatura nedir?E-ticaret sözlüğü
• E-arşiv fatura nedir?E-ticaret sözlüğü
• Hakediş nedir?E-ticaret sözlüğü

• Açık kaynak e-ticaret yazılımı
• Alan adı
• Amazon entegrasyonu
• API
• Canlı destek (live chat)
• CDN
• CDP (müşteri veri platformu)
• Chatbot
• CMS (içerik yönetim sistemi)
• CRM (müşteri ilişkileri yönetimi)
• DDoS saldırısı
• E-ticaret altyapısı
• E-ticarette yapay zekâ
• ERP
• Headless commerce
• Hepsiburada entegrasyonu
• Hosting
• İki aşamalı doğrulama
• Mobil uygulama (e-ticaret)
• OMS (sipariş yönetim sistemi)
• Pazaryeri entegratörü
• PIM (ürün bilgi yönetimi)
• PWA
• SaaS