Siparişten teslimata kadar gerçek veri akışınızı açıklayan bir müşteri metni hazırlayın. Doldurulabilir örnek, aydınlatmayı açık rıza ve pazarlama izinlerinden ayrı ele alır.
Son kontrol: 23 Ekim 20269 resmî kaynakGündem Masası
Kısa cevap
Kimlik, amaç, alıcı ve aktarım amacı, toplama yöntemi, hukuki sebep ve haklar açıklanmalıdır.
Aydınlatma bilgi toplarken sunulur; açık rıza ile aynı işlem değildir.
Kargo, ödeme ve pazaryeri aktarımını gerçek veri akışına göre yazın.
Yurt dışı aktarımlarını güncel Kanun’un 9. maddesine göre ayrıca değerlendirin.
Aydınlatma metni hangi mağaza için gereklidir?
E-ticaret mağazanızda müşterilerin kişisel verilerini işliyorsanız, veri sorumlusu olarak yürüttüğünüz faaliyetler bakımından aydınlatma yapmanız gerekir. Temel dayanak 6698 sayılı Kanun’un 10. maddesidir. Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ, uygulamanın nasıl yapılacağını düzenler. Müşterinin bilgi istemesini beklemeyin. İşleme açık rızaya dayanmasa da bilgilendirme yükümlülüğü devam eder. Marka adınızı yazmanız, gerçek veri sorumlusunun kimliğini açıklamanın yerini tutmaz.
Metni yalnız sitenin en altında bulundurmakla yetinmeyin. Bilgi topladığınız üyelik, misafir sipariş, iletişim ve iade ekranlarında ilgili bilgilendirmeye erişim sağlayın. İlk katmanda kim olduğunuzu ve o formdaki amacı açıklayıp ayrıntılı metne yönlendirebilirsiniz. Müşterinin karşılaştığı metin, o ekrandaki gerçek faaliyeti anlatmalıdır. İş başvurusu, çalışan işlemleri veya mağaza kamerası gibi farklı süreçleri müşteri metnine belirsizce eklemek yerine kendi kapsamlarında ele alın.
Metni onaylatmak ile rıza almak aynı şey değildir
KVKK’nın aydınlatma duyurusu, aydınlatmayı onaya bağlayıp onay verilmediğinde hizmet sunmama uygulamasını sorun olarak belirtir. Bilginin sunulduğunu ispat edebileceğiniz bir kayıt düzeni kurun; bunu her türlü veri işlemeye izin veren genel bir sözleşmeye çevirmeyin. İşlemenin hangi şartla yapılabileceğini önce belirleyin. Kanun’un 5. maddesindeki uygun başka bir şart varken bütün işlemleri açık rızaya bağlayan bir metin kullanmayın.
Örneğin siparişin yürütülmesi için gereken veriyle davranışa göre reklam profili oluşturmak için kullanılacak veri aynı işlem değildir. Hukuki sebep, ne yapmak istediğinizden farklı bir sorudur: Kanun’daki hangi şartın o işlemeyi mümkün kıldığını açıklar. Pazarlama süreçlerinde gerekiyorsa açık rıza ayrıca alınır; ticari elektronik iletiye ilişkin yükümlülükler de ayrıca değerlendirilir. Çerezler için çerez politikası, mesaj izinleri için İYS rehberi ile tutarlı bir akış oluşturun.
Taslağı doldurmak için veri akışını çıkarın
Her formdaki veri alanlarını ve bu alanı neden istediğinizi listeleyin. Gerçekte toplamadığınız kimlik, doğum tarihi veya kart bilgilerini metne sırf başka örneklerde var diye eklemeyin.
Sipariş, fatura, teslimat, ödeme, üyelik, destek ve pazarlama için ayrı faaliyet satırı açın. Her satırda veri kategorisini, amacı, yöntemi ve uygulanabilir hukuki sebebi eşleştirin.
Kargo şirketi, ödeme hizmeti sağlayıcısı, pazaryeri, altyapı ve muhasebe hizmeti gibi gerçek alıcıları belirleyin. Her birine hangi verinin hangi amaçla aktığını doğrulayın.
Sağlayıcı sözleşmelerinden ve kurulumdan yurt dışı aktarımı kontrol edin. İnternet sitesinin Türkçe olması veya firmanın Türkiye’de ofis açması, bütün veri işlemlerinin Türkiye’de yapıldığını tek başına göstermez.
Başvuru kanalınızı ve talepleri değerlendirecek kişiyi belirleyin. Ardından aşağıdaki alanları doldurun; uygulanmayan faaliyetleri ve alıcıları metinden çıkarın.
Kopyalanabilir e-ticaret müşteri aydınlatma metni
Mağazanın gerçek süreçleriyle doldurulacak özgün metin
MÜŞTERİ KİŞİSEL VERİLERİ AYDINLATMA METNİ
Kapsam: [SİTE/MAĞAZA VE BU METNİN KAPSADIĞI MÜŞTERİ İŞLEMLERİ]
Sürüm ve tarih: [SÜRÜM / TARİH]
1. Veri sorumlusu ve iletişim
Kişisel verileriniz, aşağıda belirtilen faaliyetler bakımından veri sorumlusu [TAM UNVAN VEYA AD SOYAD] tarafından işlenir. Adresimiz [AÇIK ADRES], iletişim kanalımız [İLETİŞİM BİLGİSİ]dir. Varsa temsilcimizin kimliği ve iletişim bilgileri [TEMSİLCİ BİLGİLERİ]dir.
2. Toplama yöntemleri
Bilgileriniz [SİPARİŞ, ÜYELİK, İLETİŞİM, İADE FORMU VE GERÇEKTEN KULLANILAN DİĞER KANALLAR] üzerinden [TAMAMEN/KISMEN OTOMATİK YÖNTEMLER VEYA VERİ KAYIT SİSTEMİNİN PARÇASI OLAN OTOMATİK OLMAYAN YÖNTEMLERİN SOMUT AÇIKLAMASI] ile toplanır. Doğrudan sizden alınmayan bilgiler varsa bunların kaynağı [PAZARYERİ, TESLİMAT TAKİBİ VE GERÇEK KAYNAKLAR]dır. Her faaliyetin kapsamı aşağıda ayrı açıklanmıştır.
3. Veri kategorileri, amaçlar ve hukuki sebepler
Aşağıdaki her satır, yalnız fiilen yürütülen işleme göre doldurulmuştur.
SİPARİŞ VE TESLİMAT
Veriler: [GERÇEK KİMLİK, İLETİŞİM, ADRES, SİPARİŞ VERİLERİ]
Amaç: [SÖZLEŞMENİN KURULMASI, SİPARİŞİN HAZIRLANMASI VEYA GERÇEK TESLİMAT İŞLEMİ]
Yöntem/kaynak: [GERÇEK KANAL VE TOPLAMA YÖNTEMİ]
Hukuki sebep: [KANUN MD. 5 KAPSAMINDA UYGULANAN İŞLEME ŞARTI VE FAALİYETLE BAĞLANTISI]
FATURALAMA VE YASAL KAYITLAR
Veriler: [GERÇEK FATURA VE İŞLEM VERİLERİ]
Amaç: [UYGULANAN FATURALAMA, MUHASEBE VE YASAL KAYIT İŞLEMİ]
Yöntem/kaynak: [GERÇEK KANAL]
Hukuki sebep: [MD. 5 KAPSAMINDA ŞART VE UYGULANAN MEVZUAT YÜKÜMLÜLÜĞÜ]
ÖDEME İŞLEMİ
Veriler: [MAĞAZANIN GERÇEKTEN ALDIĞI ÖDEME DURUMU, İŞLEM TANIMLAYICISI VE DİĞER VERİLER]
Amaç: [ÖDEMENİN ALINMASI, EŞLEŞTİRİLMESİ VEYA İADESİ]
Yöntem/kaynak: [FORM, ÖDEME SAĞLAYICISINDAN GELEN YANIT VE GERÇEK AKIŞ]
Hukuki sebep: [UYGULANABİLİR İŞLEME ŞARTI VE BAĞLANTISI]
ÜYELİK VE DESTEK
Veriler: [GERÇEK HESAP, İLETİŞİM VE TALEP VERİLERİ]
Amaç: [HESAP YÖNETİMİ, MÜŞTERİ TALEBİNİN ÇÖZÜMÜ; FARKLI AMAÇLARI AYRI BELİRTİN]
Yöntem/kaynak: [GERÇEK KANALLAR]
Hukuki sebep: [HER AMAÇ İÇİN UYGULANABİLİR ŞART]
VARSA PAZARLAMA VE DİĞER İSTEĞE BAĞLI FAALİYETLER
Veriler: [GERÇEK VERİ KATEGORİLERİ]
Amaç: [BELİRLİ VE SOMUT AMAÇ; HER FARKLI FAALİYET AYRI]
Yöntem/kaynak: [GERÇEK KANAL]
Hukuki sebep: [UYGULANABİLİR ŞART; AÇIK RIZA İSE İLGİLİ AMACI BELİRTİN]
Rızaya dayalı bir faaliyet varsa seçim ayrıca sunulur. Bu metin, kendiliğinden pazarlama izni veya bütün veri işlemlerine açık rıza oluşturmaz.
4. Verilerin alıcıları ve aktarım amaçları
Verileriniz aşağıdaki alıcılara yalnız belirtilen amaç ve gerekli kapsamda aktarılır:
Kargo/teslimat alıcı grubu: [GERÇEK ALICI GRUBU VEYA SAĞLAYICI], aktarılan veriler [KAPSAM], amaç [TESLİMATIN SOMUT GEREĞİ].
Ödeme hizmeti alıcı grubu: [GERÇEK ALICI], veriler [KAPSAM], amaç [ÖDEME/İADE İŞLEMİ].
Pazaryeri: [VARSA GERÇEK ALICI], veriler [KAPSAM], amaç [İLGİLİ SİPARİŞ VE HİZMET İŞLEMİ].
Teknik altyapı ve destek: [GERÇEK ALICI GRUPLARI], veriler [KAPSAM], amaç [HER GRUP İÇİN SOMUT HİZMET].
Muhasebe ve yetkili kurumlar: [GERÇEK ALICI GRUPLARI], veriler [KAPSAM], amaç [UYGULANABİLİR YASAL İŞLEM].
Diğer alıcılar: [VARSA GERÇEK GRUP, VERİ VE AMAÇ; YOKSA KALDIRIN].
Aktarımların hukuki şartları [KANUN MD. 8 VE İLGİLİ İŞLEME ŞARTLARIYLA SOMUT BAĞLANTI] kapsamında değerlendirilmiştir.
5. Yurt dışına aktarım
[YURT DIŞI AKTARIM VARSA: GERÇEK ALICI/ALICI GRUBU, VERİ KATEGORİLERİ, ÜLKE, AMAÇ VE GÜNCEL MD. 9 KAPSAMINDA UYGULANAN AKTARIM MEKANİZMASI. YOKSA DOĞRULANMIŞ DURUMU YAZIN.] İşleme için kullanılan hukuki sebep ile yurt dışına aktarımın hukuki şartları ayrı değerlendirilir.
6. Saklama ve işleme kapsamı
Veriler [FAALİYETE GÖRE DOĞRULANMIŞ SAKLAMA SÜRESİ VEYA BELİRLEME KRİTERLERİ] boyunca işlenir ve saklanır. Amaç ve hukuki şartlar sona erdiğinde uygulanabilir silme, yok etme veya anonimleştirme işlemleri yürütülür. Sırf hesabın kapanmış olması, devam eden her yasal saklama yükümlülüğünün sona erdiği anlamına gelmez.
7. Haklarınız
Kanun’un 11. maddesi çerçevesinde verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenebilir, işlenmişse bilgi isteyebilirsiniz. Amacı ve bu amaca uygun kullanımı öğrenebilir, yurt içi ve yurt dışı alıcıları sorabilirsiniz. Eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesini; Kanun’daki şartlarda silinmesini ya da yok edilmesini ve bu işlemlerin verilerin iletildiği üçüncü kişilere bildirilmesini talep edebilirsiniz. Yalnız otomatik analiz sonucunda aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz edebilir, hukuka aykırı işleme nedeniyle zararınızın giderilmesini isteyebilirsiniz.
8. Başvuru yöntemleri
Yazılı başvurularınızı [GERÇEK POSTA/ELDEN BAŞVURU ADRESİ] adresine iletebilirsiniz. Diğer başvuru kanallarımız [VARSA KEP ADRESİ, GÜVENLİ ELEKTRONİK/MOBİL İMZA KANALI, KAYITLI E-POSTA ADRESİNDEN BAŞVURU ADRESİ VEYA BAŞVURU UYGULAMASI]dır. E-posta yöntemiyle başvuruda, bize daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan adresinizi kullanın. Başvurunuzda Tebliğ’in gerektirdiği kimlik, iletişim ve talep bilgilerine yer verin; yazılı başvurunuzu imzalayın.
Taleplerinizi niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırırız. İşlem ayrıca bir maliyet gerektirirse Kurulca belirlenen tarife uygulanabilir. Cevabımızı yazılı veya elektronik ortamda iletiriz.
Örnekteki bölümleri nasıl uyarlamalısınız?
Kimlik ve kapsam: müşterinin sözleşme yaptığı işletmeyle veriyi yöneten işletmenin rolünü netleştirin. Pazaryerinin kendi aydınlatması, satıcının kendi faaliyetlerini otomatik olarak açıklamaz.
Faaliyet satırları: yalnız gerçekten işlenen kategorileri bırakın. İşletmenizin almadığı kart bilgilerini alıyormuşsunuz gibi yazmayın; ödeme sağlayıcısındaki akışı ayrıca kontrol edin.
Alıcı grupları: bütün iş ortakları gibi belirsiz bir ifade yerine hangi gruba neden aktarım olduğunu gösterin. Müşteri bu bağlantıyı okuyarak anlayabilmelidir.
Yurt dışı alanı: güncel 9. madde yönünden mekanizmayı doğrulayın. Tek başına yabancı hizmet kullanılması veya genel bir rıza cümlesiyle bütün şartların çözüldüğü sonucuna varmayın.
Başvuru alanı: yayımlanan adresi takip edin. Başvurunun geldiği tarihi, talebin kapsamını ve verilen cevabı kaydedin; sadece otomatik alındı mesajıyla sürecin tamamlandığını varsaymayın.
Sık hatalar ve son kontrol
Bütün satırlara yalnız ilgili mevzuat yazılması hukuki sebebi açıklamaz. Her veri için her kanuni şartı arka arkaya sıralamak da müşterinin hangi işlemin neden yapıldığını anlamasını güçleştirir. İşleme amacı değiştiğinde eski metne dayanarak otomatik devam etmeyin. Önce yeni amacın kapsamını ve şartını değerlendirin, sonra ilgili bilgilendirmeyi güncelleyin. Taslakta saklama süresi için örnek bir yıl sayısı verilmemiştir; gerçek yükümlülük ve ihtiyaç belirlenmeden rastgele süre eklemeyin.
Son kontrolde müşterinin yerine geçerek misafir siparişi, üyeliği ve iletişim formunu deneyin. Her ekrandaki veri alanı metinde doğru açıklanıyor mu, ayrıntılara telefondan ulaşılabiliyor mu ve rıza seçimleri ayrı mı kontrol edin. Metin yayımlandıktan sonra yeni bir teslimat, ödeme veya altyapı sağlayıcısı eklendiğinde veri akışını yeniden inceleyin. Sadece belgenin tarihini değiştirmek, gerçek amaç ve alıcı bilgilerindeki eksikliği düzeltmez. Sürüm kaydını, hangi metnin hangi dönemde sunulduğunu gösterecek biçimde koruyun.
