Kargo hasar tespit tutanağı nasıl hazırlanır?

Kargo hasar tespit tutanağı, teslimde veya incelemede görülen durumu tarih, gönderi ve ürünle ilişkilendiren bir kayıttır. Aşağıdaki metin satıcı, alıcı ve taşıyıcı arasındaki olayı açıklamak için özgün bir yardımcı örnektir. Her taşıyıcının kabul ettiği ortak resmî form veya müşteriye zorunlu sözleşme değildir. Taşıyıcının kendi durum tespit belgesi ya da elektronik kayıt düzeni varsa onu ayrıca kullanın; yardımcı metin resmî kaydın yerine geçtiği iddiasını taşımaz.

Tutanağı mağazanın yardım veya teslimat sayfasında indirilebilir örnek olarak sunabilirsiniz. Siparişte tüketiciye bütün haklarından vazgeçtiğini onaylatan bir kutuya dönüştürmeyin. Teslim sırasında düzenleniyorsa yalnız olayı gören kişiler, kendi tespit ve beyanlarını okuyarak imzalasın. Kurye katılmıyorsa onun imzasını varmış gibi göstermeyin; tek taraflı kaydı açıkça belirtin. Bir nüshayı veya taşıyıcının verdiği kayıt numarasını saklayın.

Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği md. 17/1’e göre satıcı, mal tüketiciye veya tüketicinin taşıyıcı dışında belirlediği üçüncü kişiye teslim edilene kadar oluşan kayıp ve hasardan sorumludur. Md. 17/2, tüketicinin satıcının belirlediği taşıyıcı dışında başka taşıyıcı istemesi halini ayrıca düzenler. Satıcı olarak “kargoya verdim, sorumluluğum bitti” yanıtını bütün siparişlerde kullanmayın. Taşıyıcıya başvurunuzla müşterinin size yönelttiği talebi ayrı izleyin.

6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun md. 8–11, ayıplı mal ve tüketicinin seçimlik haklarını düzenler. Taşıyıcı tutanağının bulunmaması tek başına bu hakların tamamını ortadan kaldıran bir sözleşme şartı değildir. Şikâyetin zamanı, teslim durumu, fotoğraflar, ürün ve diğer belgeler birlikte incelenmelidir. Ayıplı mal rehberi ile mesafeli sözleşme kurallarındaki ayrımı koruyun.

1. Gönderi numarası, sipariş ve varsa irsaliye/fatura kaydını eşleştirin. Birden fazla koli varsa hangisinde hasar olduğunu ayrı yazın.
2. Dış ambalajdaki ezilme, yırtık, ıslaklık, bant veya mühür durumunu somut tarif edin. Görülmeyen içeriği incelenmiş gibi yazmayın.
3. Güvenle incelemek mümkünse ürünün adı, model/seri bilgisi, adedi ve görülen hasarı ayrı kaydedin. Kesici parça veya sızıntı varsa güvenliği önceleyin.
4. Taşıyıcının uygun kayıt işlemini talep edin. Teslim alınıp alınmadığını ve ürünün hangi tarafta kaldığını açık belirtin.
5. Görselleri, yazışmayı ve kayıt numarasını saklayın. Etiket ve adres bilgilerini yalnız ilgili dosyada kullanın; sosyal medyada açık paylaşmayın.

Fotoğrafta kolinin genel görünümüyle hasarlı noktayı ilişkilendirin. Örneğin yalnız kırık parçanın yakın planı, bunun hangi gönderiden çıktığını açıklamakta yetersiz kalabilir. Ambalaj, koruyucu malzeme ve ürünü inceleme bitmeden gereksiz yere atmayın. Bu öneriler delili açıklığa kavuşturmak içindir; tüketicinin hak kullanması için mutlaka kutu açılış videosu çekmiş olmasını şart koşan bir genel kural değildir.

Örnekteki köşeli parantezleri olayın gerçek bilgileriyle doldurun. “Taşıyıcı kesin kusurludur” gibi sonucu peşinen belirleyen cümleler yerine gözlenen durumu yazın. Hasarın teslimden sonra fark edildiği bir olayı geriye tarih atarak teslim anında görülmüş gibi göstermeyin. Bir taraf imzalamadıysa onun görüşüyle ortak tespit yapılmış izlenimi oluşturmayın. Taşıyıcının resmî formunu ayrıca düzenletmişseniz bu kayıtta numarasına atıf verin.

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu md. 889/1, açıkça görülen zıya veya hasarın en geç teslim anına kadar bildirilmemesi halinde sözleşmeye uygun teslim karinesi düzenler. Md. 889/2, açıkça görünmeyen zıya veya hasarın teslimden sonra yedi gün içinde bildirilmemesinde aynı karineyi getirir. Bu yedi gün, tüketicinin ayıplı mala ilişkin bütün haklarının yedi günde bittiği anlamına gelmez. Taşıma ilişkisindeki bildirim ile satıcıya yöneltilen tüketici talebini karıştırmayın.

TTK md. 889/4 uyarınca teslimden sonra bildirim yazılıdır; telekomünikasyon araçları da kullanılabilir. Bildireni belirlemek mümkünse imza aranmaz ve süre için bildirimin zamanında gönderilmesi yeterlidir. Md. 889/5 teslim sırasında bildirimin eşyayı teslim edene yapılmasını düzenler. Maddenin üçüncü fıkrasındaki gecikme bildirimi ayrı bir konudur; hasara ilişkin karineyi gecikme haklarının sona ermesi hükmüyle aynı sonuçmuş gibi yazmayın.

Taşıyıcının kendi açık prosedürünü de kontrol edin. Örneğin Aras Kargo’nun tazmin prosedürü, gönderici/alıcı başvurusu ile gönderi, ürün içeriği ve değer belgelerini düzenler. Operasyon standartları elektronik hasar kaydıyla teslim sırasındaki durum tutanağını ayrı tanımlar. Bu nedenle aşağıdaki serbest dilekçe veya üstteki kayıt, firmanın zorunlu gördüğü sistem belgesi yerine geçtiği iddiasıyla kullanılamaz. Her taşıyıcının kendi form, ek belge ve başvuru kanalını doğrulayın; şirket metnindeki ret şartlarını genel tüketici hukuku kuralı diye aktarmayın.

• Takip numarası ve koli tanımı, hasarı doğru taşıma kaydıyla eşleştirir. Birden fazla paketin durumunu tek genel cümlede belirsiz bırakmayın.
• Dış ve iç incelemenin ayrılması, gözlenen hasarla görülmeyen ihtimali ayırır. Teknik arıza gözle belirlenmediyse kesin sonuç yazmayın.
• Teslim ve muhafaza alanı, ürünün kimin elinde olduğunu gösterir. Ürün incelenmek üzere el değiştirirse yeni teslimi de belgeleyin.
• Beyan ve imza alanı, kimin ne gördüğünü açıklar. Eksik imzayı sonradan eklemeyin; tek taraflı kayıt olduğunu saklamayın.
• Ek listesi, zarar tutarını ve olayı destekler. Değer belgesi sunmak tazminin mutlaka kabul edildiği veya her durumda fatura bedelinin tamamının ödeneceği anlamına gelmez.

Satıcı kendi dosyasını teslimat ve kargo politikası ile tutarlı yönetsin. Hasarlı ürüne ilişkin talebi ürün iade formunda doğru gerekçeyle kaydedin. Çözülemeyen tüketici uyuşmazlığında hakem heyeti sınırlarını kontrol edin. Taşıyıcıdan alacağınız tazminatın sonucunu, müşterinin kanuni talebini belirsiz süre bekletmenin genel gerekçesi yapmayın.

• Cayma hakkı bildirim formu nasıl kullanılır?
• KVKK ilgili kişi başvuru formu nasıl hazırlanır?
• Müşteri şikâyetine yanıt örnekleri: altı kopyalanabilir metin
• Olumsuz yoruma yanıt örnekleri ve yorum silme kuralları
• Ürün açıklaması örnekleri: dört kategori için şablon
• Paket içine konacak ürün iade formu nasıl hazırlanır?