KVKK ilgili kişi başvuru formu nasıl hazırlanır?
İlgili kişinin talebini doğru kimlik, yöntem ve süreyle değerlendirin. Örnek form ve yanıt taslağı, işletmenizin gerçek kanallarına göre doldurulmak üzere hazırlanmıştır.
Kısa cevap
- 6698 sayılı Kanun md. 13’e göre başvuru en kısa sürede ve en geç 30 günde sonuçlandırılır. Yazılı başvuruda tebliğ, diğer yöntemlerde ulaşma tarihi esas alınır.
- Tebliğ md. 5’teki kimlik, adres ve talep bilgileriyle geçerli yöntem gerekir. Bu belirli formun kullanılması başvuru hakkının tek şartı değildir.
- Başvuru kural olarak ücretsizdir; Tebliğ md. 7’deki ek maliyet sınırları uygulanabilir. Genel rıza veya pazarlama izni istenmez.
Bu form kim için, ne amaçla kullanılır?
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu md. 11, kişisel verisi işlenen gerçek kişiye veri sorumlusuna başvurarak belirli hakları kullanma imkânı verir. Md. 13 başvuruyu ve yanıtı; Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ ise yöntem ve zorunlu bilgileri düzenler. Aşağıdaki örnek, e-ticaret işletmesinin müşteri, ziyaretçi veya diğer ilgili kişi taleplerini almasına yardımcı olur. Başvurunun konusu şirketin kendi ticari verisi değil, ilgili gerçek kişinin kişisel verisidir.
Veri sorumlusunun başvuruları kabul edip mevzuata göre değerlendirme görevi vardır; bu belirli tasarımda bir form kullandırma zorunluluğuyla aynı değildir. Gerekli bilgileri içeren ve geçerli yöntemle gelen başvuruyu yalnız sizin formunuz kullanılmadı diye reddetmeyin. Formu site alt bilgisinden ve KVKK aydınlatma metninden erişilebilir yapın. Başvuru için pazarlama izni veya bütün işlemlere genel açık rıza isteyen zorunlu kutu kurmayın.
Hangi yöntemler ve bilgiler geçerlidir?
Tebliğ md. 4/2 uyarınca başvuru Türkçe yapılır. Md. 5/1’de yazılı başvuru, kayıtlı elektronik posta, güvenli elektronik imza, mobil imza, önceden veri sorumlusuna bildirilmiş ve sisteminde kayıtlı e-posta veya başvuru için geliştirilmiş yazılım/uygulama yöntemleri yer alır. Sıradan bir e-posta yöntemi kullanılıyorsa adresin önceden bildirilmiş ve kayıtlı olması koşulunu unutmayın. Sitede bulunmayan bir uygulamayı veya işletmenin sahip olmadığı KEP adresini varmış gibi yazmayın.
Tebliğ md. 5/2; ad, soyad, yazılı başvuruda imza, vatandaşlık durumuna göre kimlik bilgisi, tebligata esas adres, varsa e-posta/telefon/faks ve talep konusunu ister. Yabancılarda uyruk ile pasaport veya varsa kimlik numarası alanını ayrı kurun. İlgili bilgi ve belgeler md. 5/3 uyarınca eklenir. Her başvuruda gereksiz doğum tarihi, aile bilgisi, meslek veya tam kimlik fotokopisini varsayılan zorunluluk yapmayın; doğrulama ihtiyacını ölçülü değerlendirin.
Kopyalanabilir ilgili kişi başvuru formu
30 günlük süre ne zaman başlar?
Kanun md. 13/2 ve Tebliğ md. 6/5, başvurunun niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılmasını ister. Tebliğ md. 5/4’e göre yazılı başvuruda evrakın veri sorumlusuna veya temsilcisine tebliğ edildiği gün başvuru tarihidir. Diğer yöntemlerde md. 5/5 uyarınca ulaştığı tarih esas alınır. Formun başvuran tarafından doldurulduğu günle işletmeye ulaştığı günü dosyada ayrı tutun.
Satıcı olarak gelen başvuruyu kayda alın, yöntem ve kimlik doğrulamasını değerlendirin ve talebi ilgili birime iletin. Yanıtı son gün hazırlamayı rutin hale getirmeyin. Tebliğ md. 6/1, etkin sonuçlandırma için gerekli teknik ve idari tedbirleri de öngörür. “Başvurunuz alındı” mesajı, talebin esasına ilişkin sonuç yerine geçmez. Talep kabul edilirse md. 6/6 uyarınca gereğini en kısa sürede yapıp kişiye bilgi verin; ret varsa somut gerekçeyi açıklayın.
Tebliğ md. 6/4 yanıtın veri sorumlusu/temsilci bilgilerini, başvuranın belirtilen kimlik ve iletişim bilgilerini, talep konusunu ve başvuruya ilişkin açıklamaları içermesini ister. Yanıtı yanlış kişiye veya güvenli olmayan ortak bir adrese göndermeyin. Talebin tamamı mı, bir kısmı mı karşılandı anlaşılır olmalıdır. Aşağıdaki kısa taslakta kanunen gerekli başvuran bilgilerini gerçek dosyaya göre tamamlayın.
Ücret, ret ve Kurula şikâyet nasıl ayrılır?
Başvuru kural olarak ücretsizdir. Tebliğ md. 7’ye göre yazılı yanıtta on sayfaya kadar ücret alınmaz; on sayfa üzerindeki her sayfa için 1 TL işlem ücreti alınabilir. CD veya flash bellek gibi kayıt ortamındaki yanıtta istenen tutar ortam maliyetini aşamaz. Kanun md. 13/3 ve Tebliğ md. 6/5 uyarınca başvuru veri sorumlusunun hatasından kaynaklanmışsa alınan ücret iade edilir. Her talep için sabit inceleme veya başvuru ücreti belirlemeyin.
Kanun md. 14, ret, yetersiz yanıt veya süresinde yanıtsızlık halinde Kurula şikâyeti düzenler. Önce veri sorumlusuna başvuru yolu tüketilir. Şikâyet süresi cevabın öğrenilmesinden itibaren otuz ve her durumda ilk başvurudan itibaren altmış gündür. Kurumun usul duyurusu, yanıt yoksa önce veri sorumlusunun otuz günlük yanıt süresinin beklenmesini ve gönderim/yanıt kanıtlarının saklanmasını açıklar. Geç yanıtın her durumda yeni bir altmış gün başlatacağını söylemeyin.
Form alanları neden var, satıcı nasıl yönetmeli?
- Kimlik ve adres alanları Tebliğ md. 5/2’deki zorunlu unsurları karşılar. Vatandaşlık durumuna uygun alanı kullanın; formu gereksiz veri toplama aracına çevirmeyin.
- İlişki ve referans alanları kaydı bulmaya yardımcı olur. Kişi sipariş numarasını bilmiyor diye başka bilgilerle değerlendirilebilen talebi otomatik reddetmeyin.
- Hak seçenekleri Kanun md. 11’in kapsamını görünür kılar. Silme talebi, devam eden yasal saklama nedenlerini incelemeden her belgenin koşulsuz kaldırılması anlamına gelmez.
- Ekler talebi açıklamak içindir. Her olayda tam kimlik fotokopisi veya ilgisiz belge istemek yerine gerekli doğrulamayı ölçülü yapın.
- Yanıt tercihi güvenli iletişim içindir. Yanlış alıcıya gönderilen cevap yeni veri güvenliği sorunu doğurabileceğinden adres ve yetkiyi doğrulayın.
Kanun md. 4 ve 12 uyarınca başvuru dosyasındaki veriler için de ölçülülük ve güvenlik gerekir. Dosyayı yalnız yetkili çalışanlara açın; talep, alınma tarihi, inceleme, yapılan işlem ve yanıtı ilişkilendirin. E-ticaret KVKK rehberi ile gerçek işleyişinizi kontrol edin. VERBİS istisnası bu görevi kaldırmaz. Başvuru çerezlerle ilgiliyse çerez politikanızdaki gerçek araç ve alıcıları inceleyin; reklam tercihiyle ilgili İYS sürecini de ayrıca değerlendirin.