İhracat faturası nasıl düzenlenir?

İhracat faturası hazırlamadan önce üç bilgiyi netleştirin: sattığınız şey mal mı hizmet mi, mal hangi gümrük beyanıyla çıkacak ve işletmeniz hangi elektronik belge uygulamalarına kayıtlı? Yabancı bir müşteriye satış yapmanız tek başına IHRACAT senaryosunu seçmeniz için yeterli değildir. Gelir İdaresi Başkanlığının e-Fatura Uygulaması Gümrük İşlemleri Kılavuzu, özel ihracat akışını gümrük beyannamesi ekindeki mal ihracı faturaları üzerinden tanımlar. Hizmet satışını veya farklı belgeyle yürüyen bir işlemi bu akışa otomatik taşımayın.

Fatura ile gümrük beyannamesi farklı belgelerdir. Fatura ticari satışı ve bedeli gösterir; gümrük beyanı eşyanın çıkış işlemini yürütür. Birinin oluşması diğerinin tamamlandığı anlamına gelmez. Sipariş, fatura ve beyan numaralarını aynı dosyada ilişkilendirin. Ürün çıkışından sorumlu operatör veya gümrük müşaviriyle muhasebe sorumlusunun hangi aşamada bilgi paylaşacağını önceden belirleyin. Böylece yanlış belge türünü, paket çıktıktan sonra fark etmek yerine hazırlık aşamasında kontrol edebilirsiniz.

Belge türü ile KDV istisnasının şartları ayrı kontrollerdir. Eski SSS belgelerindeki kağıt fatura açıklaması güncel elektronik belge yükümlülüğünü kaldırmaz.

GİB’in ihracat SSS belgesinin 9 ve 28 numaralı soruları, Elektronik Ticaret Gümrük Beyanı yolunu klasik ihracat e-Faturası kapsamından ayırır. e-Arşiv kullanıcısının mikro ihracat faturası e-Arşiv olarak düzenlenir. Ancak bu belgedeki eski kağıt fatura seçeneklerini 2026 için herkesin kullanabileceği genel bir izin olarak okumayın. Güncel 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamındaki elektronik belge zorunlulukları ayrıca uygulanır. Kendi kayıt ve geçiş durumunuzu e-Fatura ve e-Arşiv sınırları sayfasıyla kontrol edin.

Mikro ihracatın Türkiye çıkış koşullarını operatörle eşleştirin. Ticaret Bakanlığının güncel rehberinde brüt 600 kilogram ve 30.000 avroya kadar uygun eşyanın yetkili posta veya hızlı kargo operatörüyle beyanı açıklanır. Bu sınır faturayı hangi alıcıya keseceğinizin veya hedef ülkede vergi çıkıp çıkmayacağının cevabı değildir. ETGB ve mikro ihracat rehberi beyan yolunu ayrıntılandırır. Operatöre verdiğiniz fatura numarası ve ürün bilgilerinin onun oluşturduğu kayıtla eşleşmesini takip edin.

213 sayılı Vergi Usul Kanunu madde 230, faturanın temel bilgilerini düzenler. Düzenleme tarihi ve numarası, satıcı ve müşteri bilgileri, malın veya işin türü, miktarı, fiyatı ve tutarı bu kontrolün temelidir. İlgili teslim ve sevk bilgilerini de işlemle uyumlu tutun. Yurt dışı müşterinin açık unvanını veya adını, ülkesini ve adresini siparişten doğrulayın. Yazılımın otomatik doldurduğu bir alanı doğru kabul etmeden önce gerçek işlem bilgisiyle karşılaştırın; bilinmeyen vergi numarası yerine rastgele numara üretmeyin.

• Her ürün için anlaşılır ticari açıklama, miktar, birim, birim fiyat ve satır tutarını hazırlayın.
• İlgili ihracat akışında GTİP, teslim şartı, taşıma biçimi ve paket bilgilerini operatör veya müşavirle eşleştirin.
• Para birimi, varsa iskonto ve ek bedellerin satış anlaşmasıyla uyumunu kontrol edin.
• Alıcının adresi ile teslim adresi farklıysa farkı açıkça kaydedin.
• Fatura numarası, ETTN ve gümrük referanslarını ayrı kimlikler olarak saklayın.

GİB’in 1.8 sürüm kılavuz paketindeki ihracat ek alanları belgesi; teslim şartı, miktar ve birim, kap bilgileri, gönderim şekli ve GTİP gibi alanların yerini gösterir. Her alanın her işlemde aynı biçimde zorunlu olduğu sonucunu çıkarmayın; güncel şema ve işlem kapsamını uygulamanızla kontrol edin. GİB ihracat SSS belgesinin 31 numaralı sorusu, ihracat e-Faturasındaki GTİP alanını noktasız 12 haneli olarak açıklar. Doğru kodu belirlemek için GTİP rehberini kullanın.

GİB kılavuzu 3.2.1 bölümünde ilgili ihracat faturası için IHRACAT profilini ve ISTISNA fatura tipini belirtir. Teknik akışta gümrük idaresinin alıcı/inceleyen bilgileri ile ürünü satın alan yabancı müşterinin bilgileri ayrı alanlarda bulunur. Bu yüzden faturanın yalnız görüntüsünde bir müşteri adı yazmasının bütün elektronik alanları doldurduğunu varsaymayın. Kullanılan uygulamanın ihracat senaryosunda gerçek yabancı alıcı bilgisini ayrıca kontrol edin. Bu rehber yazılımınıza özgü menü adı veya düğme sırası vermez.

Kılavuzun 3.1.2 bölümüne göre gümrük sistemine alınan ihracat faturası için 23 haneli referans oluşturulur. Referans numarası ve belge tarihi gümrük beyannamesindeki ilgili belge alanlarıyla ilişkilendirilir. Bu numara fatura numarası veya ETTN ile aynı değildir. Beyanı hazırlayan kişiye doğru numarayı verin; yalnız e-posta ekindeki fatura görüntüsünü göndermekle eşleştirmeyi tamamlanmış saymayın. Sistem yanıtlarını ve fiili ihracat sonucunu ayrıca izleyin. Hata varsa yeni bir belge üretmeden önce mevcut belgenin durumunu kesinleştirin.

3065 sayılı Katma Değer Vergisi Kanununun 11/1-a ve 12 nci maddeleri ile KDV Genel Uygulama Tebliği II/A-1 bölümü mal ihracatı istisnasını düzenler. Yurt dışındaki uygun müşteriye teslim ve malın gümrük bölgesinden çıkışına ilişkin şartlar birlikte aranır. Yalnız faturada KDV göstermemek, ihracat istisnasını tamamlamaz. Ürünün Türkiye içinde teslim edildiği veya ihracatın gerçekleşmediği farklı bir işlemde aynı kodu kullanmadan önce hukuki niteliği mali müşavirinizle belirleyin.

KDV Genel Uygulama Tebliği, mal ihracının beyanında 301 kod numaralı satırı gösterir. Bu kodu mal ihracatıyla ilişkilendirin; her yurt dışı hizmete uygulamayın. İstisna türü, fatura alanı ve beyanname kodunun doğru eşleştiğini kontrol edin. Posta ve hızlı kargoyla ihracatta, satıcının bilgisini içeren ve gümrükçe elektronik onaylanan ETGB tevsik yönünden önemlidir. Kargo etiketi veya yabancı müşterinin ödeme kaydı, tek başına bu gümrük belgesinin yerine geçtiği varsayımıyla kullanılmamalıdır.

Aynı Tebliğ, mal ihracatı istisnasının ihracatın gerçekleştiği dönemde beyanını açıklar. Fatura daha önce düzenlenmiş olabilir; fatura tarihiyle beyan dönemi her zaman aynı değildir. İade talebi de ayrı belge ve yüklenim kontrolü gerektirir. Fatura tutarını genel bir KDV yüzdesiyle çarpıp bunun tamamını alacağınız iade olarak göstermeyin. Kısmi çıkış, iptal veya geri gelen eşya varsa muhasebe dosyasında bu değişiklikleri ayrıca izleyin. Yurt dışı iade rehberi dönüş işlemini tamamlar.

Vergi Usul Kanunu madde 215/2-a, belgelerin Türk parası karşılığı gösterilerek yabancı para biriminde düzenlenmesine izin verir. Aynı hükümde, yurt dışındaki müşteriler adına düzenlenen belgelerde Türk parası karşılığı gösterme şartının aranmadığı belirtilir. Bu özel ayrımı koruyun; dövizle kesilen her faturada mutlaka TL karşılığı bulunacağını veya muhasebe kayıtlarının da otomatik olarak dövizle tutulacağını söylemeyin. Kaydın Türkçe tutulması ve muhasebe değerlemesi ayrı konulardır.

Faturanın para birimi, tahsilatın para birimi ve KDV beyannamesinde kullanılan TL tutarı birbirinden ayrılabilir. KDV Genel Uygulama Tebliği, ihracat bedelinin ilgili beyanında gümrük beyannamesinin kapanma tarihindeki döviz alış kuru açıklamasına yer verir. Bu özel kuralı bütün fatura veya tahsilat değerlemelerine genellemeyin. Hangi tutarın hangi amaçla çevrildiğini muhasebe kaydında açık tutun. Örneğin EUR düzenlenmiş bir faturanın sonradan başka para biriminde tahsil edilmesi halinde sırf ödeme kaydı değişti diye ilk satış belgesini gelişigüzel yeniden oluşturmayın.

Vergi Usul Kanunu madde 231/5 genel olarak faturanın mal teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenmesini öngörür; idarenin özel süre ve anında düzenleme yetkisi saklıdır. İhracatta belgeyi gümrük işlemine sunma gereğini bu azami süreyle birlikte planlayın. Yedi gün kuralını, fatura gerektiren bir çıkışı belgesiz yapıp sonra tamamlayabileceğiniz bir izin gibi kullanmayın. Sipariş, ödeme, fatura ve fiili çıkış tarihlerini ayrı kaydedin.

Gümrüğe gönderilmiş faturada miktar, tutar veya alıcı hatası fark ederseniz önce belgenin tescil ve işlem durumunu öğrenin. GİB kılavuzundaki ihracat iş akışı, değişiklikte fatura ve referans ilişkisinin birlikte ele alınmasını ister. Belge görüntüsünü değiştirip eski referansı kullanmak doğru bir düzeltme yöntemi değildir. Uygulamanın güncel iptal, ret ve yeniden düzenleme sürecini gümrük işlemini yürüten kişiyle tamamlayın. Sonuç kaydını, yeni belgeyi ve önceki belgeyle bağlantısını birlikte saklayın; yalnız müşteriye yeni PDF göndermekle dosyayı kapatmayın.

1. Satışın mal veya hizmet olduğunu, beyan yolunu ve elektronik belge durumunu belirleyin.
2. Doğru alıcıyı, ürün satırlarını, para birimini ve teslim şartını kontrol edin.
3. Mal ihracatı istisnası şartlarını ve uygun kodlamayı muhasebe sorumlusuyla eşleştirin.
4. Faturayı ilgili akışla oluşturup gerekli elektronik iletimi tamamlayın.
5. Gümrük referansı veya ETGB/BGB kaydıyla faturayı eşleştirin.
6. Fiili çıkış, beyan dönemi ve varsa iade dosyasını takip edin.

İlk ihracatta örnek bir sipariş dosyasını bütün sorumlularla gözden geçirin. Ürünün çıkışını izleyen kişi fatura numarasını bulabiliyor mu, muhasebe fiili ihracat sonucuna ulaşabiliyor mu ve müşteri kendi işlemi için belgeyi alabiliyor mu sorularını yanıtlayın. Her adımın sorumlusunu belirlemek, aynı belgeyi farklı kişilerce tekrar oluşturma riskini azaltır. Güncel fatura şablonunuzun yalnız görsel düzenini değil, alanların doğru aktarılmasını da kontrol edin. Teklif hazırlığında kullandığınız proforma aracı satış faturası düzenlemenin yerine geçmez.

• AB’ye satışta IOSS ve OSS nasıl kullanılır?
• E-ihracat desteklerine nasıl başvurulur?
• ETGB nedir, mikro ihracat nasıl yapılır?
• GTİP kodu resmî tarife cetvelinden nasıl bulunur?
• A.TR, EUR.1 ve tedarikçi beyanı hangi satışta gerekir?
• Yurt dışı iade: geri gelen eşya, KDV ve kargo süreci
• Yurt dışına gönderilemeyen ürünler ve izin gerektirenler