Hepsiburada satış faturası nasıl düzenlenir ve iletilir?
Müşteri satış faturasını oluşturmak, platforma iletmek ve komisyon belgelerini kontrol etmek ayrı işlemlerdir. Sipariş, paket ve belge numaralarını birlikte takip edin.
Kısa cevap
- Önce kendi mükellefiyetiniz ve alıcının kayıt durumuna göre satış belgesini düzenleyin; platformun komisyon faturası müşteri satış faturasının yerine geçmez.
- Vergi Usul Kanunu md. 231/5 genel olarak teslim/ifadan itibaren azami yedi gün öngörür; özel kurallar olabilir. Platform yükleme koşulu ayrı kontrol edilir.
- Hepsiburada’nın açık API belgesi paket bazında fatura bilgisinin iletimini tanımlar. Panelin güncel menü ve yükleme süresini hesabınızdaki bilgiyle doğrulayın.
Müşteri faturası ile platformun faturası farklıdır
Hepsiburada’da kendi malınızı müşteriye satarken satışın belgesi, platformun size sunduğu komisyon veya diğer hizmetlerin belgelerinden ayrılır. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu md. 229, faturayı satılan mal veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı gösteren ticari belge olarak tanımlar. Faturayı kimin adına ve hangi işlem için düzenlediğinizi başta netleştirin. Hesabınıza yatırılan net hakediş, müşteri satışının bütün kalemlerini tek başına açıklamaz.
Müşteriye ait satış belgesine platformun komisyon faturasını yüklemeyin. Benzer şekilde yalnız hakediş tutarına bakıp komisyon ve diğer kesintileri müşteri satış bedelinden otomatik düşerek fatura oluşturmayın. Ürün, indirim ve teslim ücretinin belgeye nasıl yansıyacağı gerçek satış kayıtları ve vergi kurallarıyla değerlendirilir. Hakedişin hangi kayıtları içerdiğini ayrıca inceleyin; satış belgesi ile tahsilat mutabakatını aynı işlem saymayın.
Siparişten hangi bilgileri kontrol etmelisiniz?
İlgili siparişin fatura alıcısı, teslim alıcısı, ürün kalemleri, miktarı, fiyatı ve vergi bilgilerini birlikte kontrol edin. Fatura adresiyle teslimat adresi farklı olabilir; bunları varsayımla eşitlemeyin. Vergi Usul Kanunu md. 230 faturadaki temel bilgileri, md. 231 düzenleme kurallarını içerir. Müşterinin vergi mükellefiyeti ile belgenin elektronik türünü de ayrı belirleyin. Bir ürünün KDV oranını yalnız pazaryeri kategori adına göre seçmeyin.
Kayıt düzeninizde sipariş numarası, paket numarası, belge numarası ve düzenleme tarihi ilişkilendirilsin. Tek sipariş birden fazla paketle gönderiliyorsa her paketin hangi belgeyle eşleştiği anlaşılır olmalıdır. Paneldeki fatura alıcısı bilgisinde sorun varsa sipariş ve destek kayıtlarıyla inceleyin. Yanlış kişiye belge kesip sonradan dosya adını değiştirmek, belgenin içeriğini hukuken düzeltmiş olmaz. Belge düzeltme sürecini kullandığınız uygulama ve ilgili vergi kurallarıyla yürütün.
e-Fatura mı, e-Arşiv Fatura mı?
Gelir İdaresi Başkanlığının güncel e-Arşiv Fatura açıklaması, uygulamaya kayıtlı satıcıların e-Fatura kayıtlı alıcıya e-Fatura; kayıtlı olmayan mükellef veya nihai tüketiciye e-Arşiv Fatura düzenlemesini açıklar. Bu nedenle belge türünü yalnız “Hepsiburada siparişi” olmasına göre seçmeyin. Kendi kayıt durumunuzu ve alıcının durumunu kontrol edin. Müşteriye iletim ile düzenleyenin elektronik muhafaza ve ibraz yükümlülüğü de ayrı takip edilmelidir.
Uygulamaya dahil olmayanlarda 2026 düzenlemesi mükellef grubunu ayırır: basit usul ve işletme hesabı grubunda 2026 sonuna kadar vergiler dahil 3.000 TL’yi aşan faturalar; diğer grupta 1 Ocak 2026’dan beri tutar sınırsız faturalar elektronik düzen kapsamındadır. İlk grubun tutarsız uygulaması 1 Ocak 2027’de başlar. Bu bilgi, her satışın belge zorunluluğu veya bütün satıcıların aynı kayıt statüsünde olduğu anlamına gelmez; kendi grubunuzu doğrulayın.
Elektronik fatura hazırlanırken alıcı ve belge senaryosu, matrah, vergi ve toplamı muhasebe kaydıyla kontrol edin. PDF görüntüsünü görmekle elektronik belgenin oluşturulma ve iletilme durumunu eşitlemeyin. Önce belgenin kaynağındaki durumunu doğrulayın, ardından platforma iletildiğini kontrol edin. Aynı siparişi iki ayrı uygulamanın otomatik kesmesini önlemek için belge üretiminin tek sorumlusunu belirleyin; yeniden deneme sırasında mevcut fatura numarası üzerinden ilerleyin.
Fatura düzenleme süresi ile yükleme süresi aynı mı?
Vergi Usul Kanunu md. 231/5’teki genel kural, mal teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gündür. Aynı bent Bakanlığın belirli işlem ve mükellef grupları için süreyi kısaltabilmesine veya işlem anında düzenleme istemesine izin verir. Bu nedenle her işlem için koşulsuz yedi gün beklenebileceğini varsaymayın. Fatura tarihini hakedişin hesaba yatacağı güne bağlamayın; vergi yönünden ilgili teslim/ifa ve özel kuralı esas alın.
Platforma fatura ekleme veya bağlantı iletme süresi ayrı bir işletim şartıdır. 24 Ekim 2026’da açılan kamuya açık Hepsiburada teknik belgesi paket için fatura bilgisi ekleme yöntemini gösterir; bütün satıcılar için genel bir panel yükleme son günü doğrulanmamıştır. Satıcı panelinizde ilgili siparişin fatura uyarısını ve güncel sözleşme/duyuruyu kontrol edin. Açık kaynakta teyit edilemeyen bir “teslimden sonra şu gün” iddiasını vergi kuralı diye kullanmayın.
Fatura platforma nasıl iletilir?
Hepsiburada’nın resmî açık API portalındaki “Fatura Linki Gonderme” belgesi, belirli paket numarasına fatura bilgisi eklenmesini tanımlar. Satıcı kimliği ve paket numarasıyla doğru kayıt eşleştirilir; belgede bağlantı, düzenleme tarihi, seri/sıra bilgileri ve çoklu fatura alanları bulunur. Bu, faturayı vergi sistemi bakımından oluşturma işleminden farklıdır. Teknik entegrasyon kullanıyorsanız önce oluşmuş doğru belgeyi ilgili pakete bağlayın.
Elle işlem yapan satıcı, panelde ilgili siparişin fatura ekleme/iletme alanını kontrol etmelidir. Bu rehberde giriş gerektiren güncel düğme adı veya dosya boyutu limiti doğrulanmış gibi verilmez. Entegrasyon sağlayıcınıza ise belge numarası, sipariş ve paket numarasını birlikte ileterek eşleştirme sorununu açıklayın. Yalnız “fatura gitmedi” ifadesi, belgenin hiç oluşmadığı mı yoksa platforma bağlantının iletilmediği mi sorusunu cevaplamaz.
Kontrolü iki aşamada yapın: belgeyi hazırlayan sistemde oluşma/iletim durumunu, pazaryerinde ise doğru pakette görünmesini inceleyin. Müşteri farklı paketin belgesini açıyor mu, bağlantı doğru belgeyi gösteriyor mu kontrol edin. Açılmayan bir bağlantıyı tekrar göndermek sorunun kaynağını gidermez. Yeniden fatura oluşturmak yerine önce mevcut belge ve iletim kaydını araştırın; yanlışlıkla ikinci satış belgesi düzenlenmesini önleyin.
Komisyon ve hizmet faturaları nasıl izlenir?
Hepsiburada’nın 5 Haziran 2026 güncellemeli “Muhasebe Önemli Bilgiler” belgesi, müşteri satışından ayrı finansal kayıt tiplerini açıklar. Commission komisyonu; ProcessingFeeExpense hizmet bedelini; ShipmentCostSharingExpense kargo katkı payı giderini ifade eder. İade ve düzeltme kayıtları ayrıca bulunur. Belge numarası, sipariş veya paket üzerinden eşleştirme yaparak ilgili kesintinin hangi işleme dayandığını inceleyebilirsiniz.
| Kayıt veya belge | Kontrolün amacı | Karıştırılmaması gereken |
|---|---|---|
| Müşteri satış faturası | Alıcı, ürün, bedel ve vergiye ait satış belgesi | Platformun komisyon belgesi değildir. |
| Commission | Siparişe ilişkin komisyon kaydı | Satış fiyatı yerine alınmaz. |
| ProcessingFeeExpense | Hizmet bedelinin kayıt ve belgesi | Bütün giderlerin tek adı değildir. |
| ShipmentCostSharingExpense | Kargo katkı payı gideri | Müşteri faturasıyla aynı belge değildir. |
| İade/düzeltme | Asıl belgeyle bağlantılı değişikliği izleme | Her iade bütün kalemleri otomatik sıfırlamaz. |
Aynı açık muhasebe belgesindeki IsInvoice alanı, kaydın fatura olup olmadığını; IsIncome gelir/gider niteliğini ayırmaya yardımcı olur. Her finansal satırı ayrı bir fatura sanmayın. Belgeyle kayıt arasındaki bağlantıyı ve iade yönünü kontrol edin. Kayıtta bir ücret türünün bulunması o ücretin her satıcıya aynı tutarda uygulanacağını kanıtlamaz; hesabınıza ait güncel tarife, sözleşme ve fatura incelenmelidir.
Ödeme kayıtlarının zamanını Hepsiburada ödeme takviminde, ek kalemleri hizmet bedeli rehberinde inceleyin. Kargo kaydında paketle ücret ilişkisi için Hepsiburada kargo rehberine bakın. Hesap araçlarında kullanılan tutarla gerçekte kesilmiş belgeyi karşılaştırın; komisyon hesaplayıcı muhasebe belgesi yerine geçmez.
Satıcı için işlem ve sorun çözme sırası
- Fatura düzenlenecek gerçek satış ve alıcıyı belirleyin. Sipariş, paket, ürün ve vergi bilgisini kontrol edin.
- Kendi mükellefiyetinizle alıcının kayıt durumuna uygun belge türünü seçin. Genel düzenleme süresi ve varsa özel kurala göre faturayı oluşturun.
- Belgeyi uygun yolla alıcıya iletin ve elektronik saklama düzenini koruyun. Doğru fatura bilgisini ilgili Hepsiburada paketine ekleyin.
- Eksik görünen faturada önce oluşturma, sonra platforma iletim aşamasını inceleyin. Mevcut belgeyi kontrol etmeden ikinci fatura kesmeyin.
- Platformun komisyon, hizmet, kargo ve iade belgelerini ayrı mutabakat dosyasında satışla eşleştirin. Açıklanamayan farkı kayıt ve belge numarasıyla destek kanalına iletin.
Dönem kapanışında müşteri faturaları, iptal/iade işlemleri ve platform giderleri aynı siparişe bağlanabilsin. İade edilen ürünü yalnız satış durumunu değiştirerek muhasebede tamamlanmış saymayın; ilgili belge işlemi ayrıca değerlendirilir. Ürün iade formu operasyon kaydına yardımcı olur. KDV ayrıştırmasını kontrol etmek için KDV hesaplama kullanılabilir; belge türü, matrah ve uygulanabilir vergi oranını gerçek işlemle doğrulayın.